Основные ошибки при планировании рабочего дня

Time-менеджмент, планирование рабочего времени или управление рабочим временем – важный навык делового человека. Успех чаще всего воспринимается как высокая результативность и как достижение значимых целей. Но не стоит забывать: время, потраченное с большой отдачей, – еще один ключевой критерий успешности.

Цели time-менеджмента

Управление рабочим временем может решить массу целей и задач, современный ритм жизни заставляет относиться ко времени с большим вниманием, а модные и успешные коучеры разрабатывают массу методик, подчиняющих время деловому ритму жизни.

Но что удивительно: многие из законов подчинения времени были открыты и сформулированы в середине 20 века, некоторые и того раньше – сотню и даже более лет назад, когда бизнес только начинал заявлять о себе и ритм жизни только начал ускоряться.

Закон Паркинсона гласит: «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Этот афоризм ироничен, однако его правильность доказывается непосредственной жизнью. Наблюдая за собой, за своими близкими, а затем и за работой органов власти и официальных учреждений английский историк заметил, что как в быту, так и в общественной жизни человек готов тратить время на бесполезные дела.

Закон Паркинсона был сформулирован историком Сирилом Норткотом Паркинсоном статье, напечатанной в британском журнале «The Economist» в 1955 году.

Если человек не ограничивает себя временными рамками, он может выполнять работу снова и снова, бесконечно исправляя что-либо, корректируя, ища недостатки, как бы стремясь довести дело да абсолютного совершенства, действуя не на результат, а погружаясь в процесс.

Однако, соблюдение этого закона не догма. Наоборот, задача любого успешного человека – преодолеть инерцию этого правила, подчинить этот закон своим планам и установкам.

Цель time-менеджмента – организация рабочего времени, расстановка приоритетов, контроль за временем и трата его рационально.

Принципы планирования

Планирование всегда состоит из нескольких уровней:

• стратегическое глобальное (планирование на несколько лет, это сверхцель или сверхцели, которые ставит перед собой человек)
• стратегическое планирование на год или полгода (те общие задачи, которые медленно, но верно будут приближать человека к его основной, главной цели)
• тактическое планирование на месяц и на неделю,
• тактическое планирование на день.

К каждому из них предъявляются различные требования, методы time-менеджмента тоже заметно отличаются. Они очень индивидуальны и во многом формируются личностью самостоятельно.

Матрица Эйзенхауэра

Планирование на день тоже, конечно, индивидуально, однако в этом случае в деловой сфере накоплен большой опыт управления временем. Главный принцип каждодневного time-менеджмента основывается на так называемой матрице Эйзенхауэра.

36 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр разработал матрицу приоритетов, чтобы оптимизировать свое загруженное рабочее время. Он понял: все дела, которые необходимо выполнить человеку за день, можно условно разделить на важные и неважные, срочные  и не срочные.  В результате образуется следующий квадрат с 4 зонами:

Самое сложное – распределить все обязанности и заботы в эти 4 группы: понять, какие дела на самом деле важные, а какие неважные. По мнению коучеров, важные дела те, что приближают нас к намеченной цели и связаны с планированием на год.

Первый квадрат в идеале должен быть свободным, потому что если он занят, то это говорит, что важные дела не выполнялись в срок и наступил цейтнот.

Неважные и несрочные дела (как правило, это социальные сети, бесцельные телефонные разговоры, компьютерные игры и т.п.) в идеале тоже можно смело отметать в сторону и концентрироваться на важных и несрочных, занимая в графике рабочего дня им ключевое место.

Срочным и неважным делам можно находить оставшееся время или делегировать их исполнение коллегам или подчиненным.

Принцип Парето

Второй важный принцип согласуется с матрицей Эйзенхауэра и был назван в честь социолога Вильфредо Парето. Второе название принципа – принцип 20 /80, Парето еще в XIX в. заметил: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». С этим действительно трудно спорить: большая часть усилий не дает желаемых результатов.

Однако принять этот факт как данность и применять его не только к результатам, но и к потраченному времени, окажется весьма эффективным. Главное – найти эти 20% важной информации из письма или деловой беседы, которые принесут эти 80% результата. В течение дня среди круговорота дел вычленить эти 20% своих планов, выполнение которых принесет 80% успеха.

Следствие закона Парето: Обычно слишком сложно и утомительно разбираться в том, что происходит, а часто это и не нужно — необходимо лишь знать, работает ваша идея или нет, и изменять её так, чтобы она заработала, а затем поддерживать ситуацию до тех пор, пока идея не перестанет работать.

Еще один принцип time-менеджмента основывается на физиологии человека и учете его биоритмов. В течение дня человеческий организм функционирует неравномерно, кривая биоритмов выглядит примерно следующим образом:

Планируя рабоч ий день, важно учитывать время высокой работоспособности и обязательно оставлять время для отдыха и возможности расслабиться и отключиться, это позволить избавиться от отрицательных последствий дневного стресса.

Четвертый принцип планирования  может показаться противоречащим всему, что было описано выше, но его соблюдение будет способствовать мягкому, спокойному ощущению течения времени, чувству, что оно подвластно человеку.

План не может довлеть над человеком: вариативность и гибкость планирования – может быть, важнейшая установка time-менеджмента. Этот принцип подразумевает умение вовремя поменять планы, выстроить новые цепочки связей между событиями.

Практически это значит – фиксировать важные и срочные дела как основные, образующие остов дня, оставляя так называемые буферные зоны для возможных изменений, новых обстоятельств, непредвиденных срочных дел.

Одним словом, продуктивность и занятость нельзя смешивать, планирование позволит избежать ситуаций нехватки времени и грамотно выстроить приоритеты, от чего продуктивность рабочего дня существенно увеличится.

10 правил планирования рабочего времени

На самом деле правил может быть столько, сколько каждый человек может выбрать из предложенного ниже списка.

• Правило уединения. На работе желательно иметь возможность оставаться в одиночестве: для этого закрыть двери, установить неприемные часы, включить автоответчик, попросить секретаря о тишине. Время для подобной работы можно установить утром или ближе к окончанию рабочего дня, когда рабочий настрой офиса снижен.
• Правило рабочих блоков. Всю работу в офисе можно условно разделить на блоки: телефонные переговоры и деловая переписка, совещания и встречи с коллегами, оформление документации и работа с бумагами. Выполняя работу подобными блоками, мы экономим усилия, не переключаемся с одного вида деятельности на другой.
• Правило небольших частей – правильных ломтиков. Большое, трудное дело, стратегическую задачу невозможно выполнить однократным приложением усилий, поэтому каждодневно и методично выполняя небольшие части крупного проекта, мы тактически приближаем глобальную цель.
• Правило делегирования обязанностей. Умение делегировать полномочия – тоже часть time-менеджмента.
• Правило регламента и  правило дедлайна. Установить четкие временные рамки деловой встречи, совещания или собеседования, а также рамки выполнения работы – значит сознательно и продуктивно нарушить закон Паркинсона, сделать его своим соратником. Вольтер: Время довольно длинно для того, кто им пользуется; кто трудится и кто мыслит, тот расширяет его пределы.
• Правило расстановки приоритетов. Постепенно можно выработать навык при возникновении новых дел и ситуаций мысленно присваивать каждому из них статус из матрицы Эйзенхауэра: срочное — несрочное, важное – неважное. Тогда приоритеты выстроятся автоматически.
• Правило учета времени суток и биоритмов. Важные и срочные дела планировать лучше утром. Их выполнение будут создавать ситуацию успеха в течение рабочего дня. Планирование лучше осуществлять с вечера: по мнению психологов и коучеров, тогда подсознание за ночь само оптимально выстроит распорядок следующего дня.

• Правило ведения записей: «Думай на бумаге». Записи необходимы: они организуют сознание, формируют наглядную картинку в голове, помогают контролировать себя в течение дня.
• Правило итогов. Резюме в конце рабочего дня может создать ощущение успешности, продуктивности, поможет скоординировать свои действия и планы дальнейших дней.

Методы планирования рабочего времени

Основными методами time-менеджмента является ведение записей, календарей, карт рабочего дня. В этом случае за основу берётся один или несколько принципов time-менеджмента: создается общая схема, шаблон, который может быть адаптирован, использован конкретным человеком для своего распорядка и режима дня.

Одна из авторских методик изложена в книге Трейси Брайна и называется «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!», она подразумевает разделение планов на положительно окрашенные, приятные обязанности и неприятные.

Если внимательно и сознательно проанализировать планы на день, то обязательно найдутся дела, которые выполнять не хочется (их условно можно назвать лягушками или жабами).

Именно эти дела нужно сделать в первую очередь: отбросить брезгливость и метафорически «съесть это дело-лягушку в первую очередь».

• Брайан Трейси: Наконец, такое наблюдение: если вам надлежит «съесть» живую лягушку, не стоит долго сидеть и смотреть на нее.
• Путь к достижению высокого уровня профессионализма и продуктивности труда лежит через приобретение устойчивой привычки решать самые важные задачи с самого утра, не тратя времени на другие проблемы.
• Вам необходимо научиться «съедать лягушку» первым делом, не пускаясь в предварительные, нередко праздные, рассуждения.

Интересная методика планирования рабочего дня предложена Александром и Дмитрием Цыглиными, представителями школы Франклина:

Бенджамин Франклин, автор известно афоризма «Время – деньги», отмечал и следующее: Богатство зависит главным образом от двух вещей: от трудолюбия и умеренности, иначе говоря — не теряй ни времени, ни денег и используй и то и другое наилучшим образом.

Современная форма составления планов на день – специальные программы для смартфонов и КПК (органайзеры), которые за основу берут календарь или возможности электронной таблицы, что позволяет отражать дату, время, указывать временные рамки каждого события, оставлять записи и комментарии, а также создавать не только тактические планы на день, но и видеть стратегическое движение к главной цели. Они мобильны, удобны и главное – эффективны в современных условиях жизни.

Примерные программы

Объединяя несколько методик и учитывая как можно больше принципов и правил time-менеджмента, можно создать шаблон программы.

Важно понять главное: перечень дел – это еще не план. Планом он станет только тогда, когда он сможет соответствовать правилу Брайана Трейси: «Планированием предваряют правильные поступки и предотвращают плохие».

Если потратить несколько минут, то будет ясно, какие дела можно объединить в блоки, какие дела слишком глобальны, но важны и несрочны (их, наоборот, разделить на «ровные ломтики»), какие дела можно считать «лягушками», какие станут приятным и вкусным «десертом». Можно изобразить их в виду схем или диаграмм, можно выкрасить в различные цвета.

• 9:00 – важные дела + дела-лягушки
• 10:40 – деловая переписка + важные и срочные дела
• 11:04 – совещания, планерки
• 11:34 – деловые переговоры по телефону, собеседования
• 13:34 – деловой обед
• 14:00 – буферная зона + важные и срочные дела
• 15:30 – важные дела + дела-десерты
• 17:00 – деловой ужин

Правила планирования рабочего времени

О тайм-менеджменте и правилах планирования рабочего времени написано сто тыщ статей. Мы решили написать сто тыщ первую, но без глупых советов и навязываний мнения.

Изучайте популярные методики планирования, полезные приложения, книги и опыт успешных людей и выбирайте свой путь сами.

В виде вступления — наша статья с говорящим названием «Как начать планировать, если я ненавижу это делать».

Какой метод планирования рабочего времени выбрать

При планировании и анализе рабочего времени важно выбрать подходящую именно вам методику. Любимая техника друга может вам не подойти, но вы об этом не узнаете, пока не попробуете. Собрали вам для изучения самые популярные правила планирования рабочего времени.

Метод Айви Ли

Эту методику еще в начале ХХ века придумал американский журналист и основатель такой области как PR.

Суть в том, что в конце рабочего дня вы намечаете 6 главных дел на завтра, обязательно располагая их по степени важности — от самого важного к менее.

На следующий день вы беретесь за выполнение первого в списке дела и не бросаете его, пока не выполните. Недоделанные задачи переносятся на следующий день.

Плюс метода в его простоте — вы наглядно видите, что нужно делать и в какой последовательности действовать. Но если в вашей работе постоянно происходят непредвиденные ситуации и задачи поступают хаотично, метод можно не сработать на все 100%. К тому же, на наш взгляд, число задач может быть и меньше и чуть больше 6 — навряд ли оно имеет магическую силу.

Метод оценок

Еще одна методика для эффективного планирования рабочего времени, которая основана на сортировке задач по важности. Нужно выписать все задачи на день в список и выставить им баллы. Авторы метода предлагают такую систему: 2 балла — самые важные задачи; 1 балл — те дела, которые можно выполнить позже; 0 баллов — мелкие задачи и повседневные дела.

В конце дня предполагается подсчет своих успехов. Мы считаем, что повседневные дела тоже должны оцениваться, поэтому предлагаем немного изменить систему: 3 балла — за важные задачи, 2 балла — за дела средней важности, 1 балл — за мелкие задачки.

Метод оценок хорошо подойдет тем, кто сильно зависел от оценок в школе — у таких людей будет мотивация «зарабатывать» как можно больше баллов за день.

Метод 1–3–5

• Следующая методика рационального планирования рабочего времени подходит людям, которые боятся слова «многозадачность».
• Эксперты по тайм-менеджменту рекомендуют сокращать все дела до 9 задач: одна самая важная задача, 3 дела, которые нужно решить в течение рабочего дня, 5 мелких задач, которые выполняются по возможности.
• Авторы методики считают, что мелкие задачи могут переноситься на следующий день, а вот самая важная задача и 3 средних — нет.

Источник: https://kmb-chr.ru/franshizy/planirovanie-vremeni-rabochego-dnya-pravila-metody-i-oshibki.html

Основные ошибки в планировании рабочего дня

Не секрет, что успешная карьера – это в первую очередь результат эффективного планирования рабочего дня. Посмотрите сами, некоторые успевают решать и текущие, и стратегические задачи, а кто-то вечно срывает дедлайн. Первые бегут по карьерной лестнице, а вторые еле плетутся в хвосте. И дело тут не только в профессионализме, но и в грамотном планировании рабочего дня.

Существует три типа ошибок в планировании:

• Технические ошибки.Вы просто не знаете, как можно изменить планирование рабочего дня, и вам нужно освоить пару приёмов и методов. Например, самый простой совет – каждое утро набрасывать план рабочего дня на листе бумаги.
• Внешние факторы. Наша жизнь зависит не только от нас самих, но и от множества внешних моментов. Возможно, сам по себе вы очень дисциплинированный человек, но окружение как будто только и существует, чтобы нарушать ваши планы.
• Психологические препятствия. Здесь придётся покопаться в себе. Возможно, вы не делаете что-то только потому, что считаете это занятие бессмысленным, скучным, ненужным…

Технические ошибки:

1. Для выполнения задачи не отводится конкретного времени.

Конечно, самый первый шаг – это составить список важных дел на сегодня/перечень задач на месяц/целей на ближайший период жизни. Этим, правда, многие и ограничиваются, не задают себе вопрос «Когда же я буду это делать?». Традиционное «начну с понедельника» явно не прокатывает.

2. Для выполнения задачи отводится неподходящее время.

Если вы чётко определили саму задачу и время её выполнения, но дело так и не сдвинулось с мёртвой точки, возможно, выбранное время не самое удачное.

Например, мы все делимся на «жаворонков», «сов» и «соловьёв» в зависимости от того, в какое время суток мы наиболее активны. Если вы «сова», то естественно, не стоит назначать решение важных вопрос на утренние часы.

Начало вашего рабочего дня явно должно быть попозже, вы обязательно всё наверстаете вечером.

3. Вы ошиблись в расчете времени, необходимого для выполнения задачи.

Большинство людей стараются втиснуть в свой день слишком много дел, которые просто нереально выполнить за то время, пока человек бодрствует.

А в конце рабочего дня мы бываем сильно разочарованы и даже демотивированы тем, что не успели и половины намеченного.

Впрочем, бывает и обратное – мы быстро справляемся с запланированным, а потом «убиваем» оставшееся время в бессмысленных занятиях (например, играем в компьютерные игры, бродим по социальным сетям).

4. Задача чрезмерно сложна.

Большие сложные задачи просто пугают нас, мы не знаем, с какого боку к ним подступиться. Наверняка, каждый хотя бы раз в своей жизни оказывался в подобной ситуации: вы открываете шкаф, переполненный вещами, которые следует привести в порядок, и в ужасе захлопываете его, говоря себе «в следующий раз».

5. Вы не можете вспомнить, что должны сделать.

Как часто мы рассчитываем «В перерыве рабочего дня/в выходной обязательно сделаю то-то». И забываем. Нельзя полагаться только на свою память, обязательно используйте ежедневник, где будете фиксировать все свои дела.

6. Ваше рабочее пространство не организовано должным образом.

Проиллюстрировать эту ошибку можно всего одним статистическим наблюдением: обычный американский руководитель ежегодно тратит в среднем 6 недель на поиск пропавшей информации и материалов на своем рабочем столе, в архивах и папках. И применение электронных баз данных, к сожалению, при неумелом использовании не уменьшает проблему.

7. Вы – неподходящий человек для выполнения задачи.

А может вы просто не тот?! Признаться в этом не всегда означает признание в слабости и некомпетентности. Избавившись от скучных, сложных или просто неприятных занятий, вы сможете посвятить себя тому, что вы действительно умеете и любите.

Внешние факторы:

1. Вы взяли на себя слишком много.

Зачастую нам только кажется, что задача, за которую мы хотим взяться, непомерна. Стоит лишь освоить приёмы эффективного планирования времени. Но иногда задача действительно слишком тяжела и нереальна.

2. Вы устали или заболели.

Все мы – от официанта до генерального директора – живые люди, с которыми случаются перепады настроения, депрессии, различные болезни. Необходимо учитывать это и не работать «на износ». При таком стечении обстоятельств рекомендуется отгородиться от дел на день (или на тот период, что требуется вам), не бойтесь, вы всё наверстаете, когда почувствуете себя хорошо.

3. Внимание – перемены!

У каждого из нас в жизни бывают переходные моменты: вступление в брак, рождение ребёнка, окончание института, переезд и т.д. Эти ситуации могут сильно сбивать с толку, и нужно время, чтобы приглядеться к ним и выработать новый стиль своей жизни. Всегда приступайте с установки «якорей», поймите, что на данный момент самое важное, и начните с этого.

4. Непредсказуемость.

Многие специалисты, особенно в сфере услуг, работают в обстановке высокой непредсказуемости (брокеры и трейдеры, врачи, менеджеры по сбыту и т.д.). Как с этим справиться?

Стоит попытаться оставить в своём расписании наряду с четко запланированными делами достаточно времени для непредвиденных задержек и экстренных вопросов. Это простой совет, который работает. Также стоит выделить промежуток времени в течении дня, когда вы сможете побыть с самим собой (включить автоответчик, попросить коллег подменить вас).

5. Неорганизованный партнёр / коллега.

Иногда четкому исполнению всех наших планов мешает наше ближайшее окружение. Например, неорганизованный супруг, с которым вы обустраиваете дом. Или недисциплинированные коллеги, от которых зависит результат и вашей работы.

Самый главный совет здесь – не злиться на партнера, не таить обиду. Человека, с которым у вас хорошие взаимоотношения, вполне можно обучить основным принципам тайм-менеджмента.

объяснить, что вы движетесь к одной и той же цели, рассмотреть пути её достижения.

Психологические препятствия:

1. Вы не прояснили свои жизненные цели и приоритеты.

Не имея перед собой четко сформулированных глобальных целей, вы не можете ставить перед собой более мелкие цели и задачи, а значит, и не знаете, чем именно и в каких пропорциях должна быть заполнена ваша повседневная жизнь.

2. Вам нравится работать на пределе своих возможностей.

Вы оставляете всё на крайние сроки, чувствуете себя лучше всего в ситуации цейтнота, именно тогда вы наиболее эффективны. Но зачем держать себя в постоянном стрессе?! Лучше заполнить свой график таким количеством интересных и сложных задач, чтобы и при выполнении «в срок» вам жилось интересно.

3. Вы боитесь бездействия.

Некоторые люди не любят оставаться без дела, это вызывает у них лишь негативные эмоции: тревогу, раздражение и даже чувство вины. Часть таких «трудоголиков» боятся остаться без дела, т.к. считают бездействие пустой тратой времени.

Часть из них «держат марку», т.к. очень деятельные люди неизменно восхищают окружающих. И тем, и другим стоит тщательно сбалансировать свою жизнь и уделять внимание и работе, и семье, и развлечениям, и самосовершенствованию.

Иначе они рискуют «сгореть на работе».

И ещё одна часть «вечных двигателей» просто боятся остаться наедине с самими с собой, ведь тогда появится время подумать над тем, о чём думать не хочется (например, о смысле собственной жизни или о несчастном браке, который пора разорвать).

4. Вам нравится жертвовать собой ради других.

Возможно, вы из тех людей, что живёт исключительно для других и задвигает собственные потребности на второй план. вы гордитесь тем, что можете и готовы помочь каждому страждущему. Или просто не умеете говорить «нет». Из-за этого ваши цели так и остаются только на бумаге. Научитесь и сами принимать помощь от окружающих и говорить при необходимости «нет».

5. Вы боитесь неудачи.

Психологи называют этот феномен «мотивом избегания неудач». Иногда страх перед возможным провалом настолько сковывает нас, что нам проще вообще ничего не делать.

В данном случае часто может помочь честный ответ на вопрос «А что самого худшего может случиться со мной?».

Кроме того, очень полезно научиться воспринимать неудачи как дополнительную возможность, как ещё одну ступень на пути к цели, а не как тупик.

6. Вы боитесь успеха.

В психологии есть и противоположное понятие «мотив избегания успеха». Да-да, многие подсознательно боятся достижения своих целей.

Ведь, например, такая желанная руководящая позиция может в то же время означать отдаление от семьи, а также зависть друзей, которые добились в жизни гораздо меньше.

Преодолеть данное препятствие можно, общаясь с другими успешными, на ваш взгляд, людьми, это поможет прочувствовать атмосферу успеха и заразиться ею.

7. Вы боитесь нововведений.

Это одна из разновидностей страха успеха: уклад жизни, который есть сейчас, устраивает вас настолько, что вы методично избегаете всего, что может его нарушить. Боязнь перемен можно преодолеть, если к достижению своих целей идти более размеренно, постепенно перестраиваясь и привыкая к новому в вашей жизни.

8. Вы боитесь завершения.

Некоторые люди постоянно работают сразу над несколькими проектами, перескакивая от одного к другому, редко доводя до конца хотя бы один из них. Они не получают удовольствия от завершения задачи. В таком случае советую напоминать себе, что у вас всегда будут новые возможности и новые проекты, что завершение одного из них означает лишь возможность взяться за другой.

9. Вы – перфекционист.

Перфекционист – это человек, стремящийся к совершенству во всём. Если вы по-перфекционистски относитесь ко всем задачам, что стоят перед вами, вы просто не сможете сделать всё, что задумали.

За потребностью делать всё в совершенстве часто скрываются потребности в одобрении и принятии. Или же это страх быть раскритикованным. Возможно, вы выросли в семье, где твердили «Ты должен быть лучшим!» и очень огорчались, если среди годовых оценок была хоть одна «четвёрка».

10. Вы боитесь упустить вдохновение.

Среди людей искусства и творческих профессий очень распространена любовь к беспорядку, они даже считают его источником собственного вдохновения.

Однако беспорядочная профессиональная и личная жизнь приводит к сильнейшим стрессам.

Стоит отметить, что выдающиеся писатели, художники и музыканты зачастую творили ежедневно в одно и то же время – причем вдохновение было каждый день самым разным.

Источник: https://donskih.ru/2016/10/oshibki-v-planirovanii-rabochego-dnya/

Планирование рабочего времени: правила, методы, ошибки

Из этой статьи вы узнаете:

• Почему так важно планирование рабочего времени
• По каким причинам возникает дефицит рабочего времени
• Каких правил нужно придерживаться при планировании рабочего времени в течение дня
• Какие методы применяются при планировании рабочего времени
• Как проверить эффективность планирования рабочего времени сотрудников

Планирование рабочего времени включает в себя эффективное управление временем и технологию его рационального использования для того, чтобы достичь цели какой-либо организации и повысить результативность деятельности.

В современном мире также именуется тайм-менеджментом. Время является самым невосполнимым и ценным ресурсом, поэтому использовать его необходимо очень рационально.

Также необходимо работать над умением планировать свое рабочее время.

Почему так важно планирование рабочего времени

Утверждать, что временем можно управлять, – не совсем правильно. Время не может зависеть от каких-то процессов, не обозначает постоянную величину, оно не может ускоряться либо тормозить.

Важно уметь использовать различные инструменты для планирования рабочего времени независимо от должности сотрудника предприятия. Это важно учитывать на всех уровнях – от подчиненных до начальников. Результативное планирование рабочего времени напрямую оказывает влияние на производительность труда, а, следовательно, и на прибыль предприятия.

Для каждого сотрудника эффективное планирование рабочего времени влияет на завершение к необходимому сроку всех намеченных дел.

Одним из показателей, который обязательно учитывается в организации, является фонд рабочего времени. Он определяет потребляемые ресурсы рабочего времени и влияет на количество работающих сотрудников, а, следовательно, и на материальные затраты организации.

Управление репутацией компанииа

Когда необходимо планирование рабочего времени

Дефицит – это значит недостача чего-либо. При планировании рабочего времени этот термин обозначает недостачу рабочего времени для исполнения определенной задачи отдельным сотрудником либо структурным подразделением и организацией в целом.

В результате это может привести к срыву срока выполнения заказа, который может повлечь за собой негативные последствия. Чаще всего неумелое планирование рабочего времени связано с безграмотностью руководителя организации.

Причины, приводящие к недостатку времени, классифицируются на три группы:

1. Личные качества начальника.
2. Действия руководителя.
3. Независимые причины.

Личные качества начальника, которые приводят к потерям рабочего времени и связаны с неправильным его планированием, выражаются в следующем:

1. Суета, то есть неуравновешенные и нервозные действия, эффективность которых сводится к нулевому результату.
2. Систематическая спешка.
3. Недостаток отдыха из-за задержек на работе или доработок дома, необходимого для восстановления высокой работоспособности.

При безграмотных действиях начальника и без планирования рабочего времени появляются следующие признаки неорганизованности:

1. Отсутствие мотивации у персонала.
2. Разрушение межличностной коммуникации в организации.
3. Неумение упорядочить дела по уровню их важности.
4. Неспособность передать часть полномочий подчиненным.

Причинами, которые не зависят от воли руководителя и ведут к дефициту рабочего времени у него самого и всех сотрудников организации, с точки зрения планирования рабочего времени являются:

1. Длинный перечень заданий, поручений, дел.
2. Внеплановые действия.

В большинстве случаев вышеизложенные причины не появляются порознь. Обычно одна следует из другой.

В конечном счете, складывается тупиковая ситуация, улучшить которую можно эффективным планированием рабочего времени. Также следует установить контроль над осуществлением плановых мероприятий и проверку потраченного рабочего времени.

Техника НЛП: секретное оружие в руках успешного бизнесмена

Основные правила планирования рабочего времени в течение дня

Правила планирования рабочего времени в начале рабочего дня

• С самого утра необходимо настроиться на позитивное настроение. Нужно стараться каждый день начинать только с положительных эмоций, поскольку настроение, с которым вы начнете решать предстоящие задачи, важно для достижения результата.
• С утра надо обязательно восполнить объем энергии и «зарядиться питательными веществами», т. е. позавтракать, а затем идти на работу.
• Работу лучше начинать в одно и то же время. Такая систематичность изо дня в день приводит к самодисциплине и способствует мобилизации ваших сил.
• С утра следует перепроверить план на день. Для этого можно воспользоваться методом АБВ-анализа либо принципом Эйзенхауэра.
• К выполнению заданий, поручений и дел следует приступать безотлагательно.
• Прежде всего нужно решить самые важные задачи.
• При наличии помощника руководителя или секретаря нужно согласовывать с ними текущий план на день.

Правила планирования рабочего времени в середине рабочего дня

• Ваше рабочее место должно быть подготовлено к продуктивной работе. С рабочего стола следует убрать документы и бумаги, которые вам пока не нужны для выполнения важных задач.
• Необходимо установить конкретный срок для выполнения каждого пункта плана на день.
• Следует воздерживаться от выполнения действий, которые могут вызвать обратную реакцию.
• Нужно уметь отстранять дополнительно появляющиеся задачи.
• Руководитель не должен быть импульсивным.
• Систематически нужно делать кратковременные паузы. В любой работе нужно предусматривать перерывы. Их регулярность и длительность должны быть индивидуальными. Небольшие перерывы также надо учитывать при планировании рабочего времени.
• Следует объединять в группы небольшие, схожие по смыслу задачи, и выполнять их сериями.
• Бывает, что часть сотрудников не доводят до конца одно дело, принимаясь за другое, – следует сначала завершить начатое. Беспорядочный переход в работе от задания к заданию, а иной раз и выполнение нескольких дел сразу не приведет к положительному результату.
• Умейте пользоваться временными промежутками.
• В течение дня должен быть предусмотрен час отдыха.
• Необходимо контролировать сроки выполнения заданий и отслеживать составленный план работ. При изменении приоритетных задач вносите изменения в план.

Правила планирования рабочего времени в конце рабочего дня

• К концу рабочего дня нужно закончить все запланированные дела. Невыполнение отдельных заданий приводит к риску невыполнения всего плана, и, как следствие, к скоплению дел, которые при «разгребании» потребуют дополнительных затрат рабочего времени.
• Вы должны следить за выполнением плана, контролировать себя.Сравните список того, что вы наметили, с тем, что выполнили. Разберитесь, почему отклонились «от курса». Это обязательное условие продуктивной деятельности.
• После проведенного анализа необходимо с вечера составить план на новый день, утром – перепроверить.

Как увеличить уверенность в себе

Влияние личностных факторов на планирование рабочего времени

На планирование рабочего времени также существенно влияет то, как вы себя настроите. Вы сами подсознательно можете препятствовать результативному планированию рабочего времени. Что именно может вам мешать:

1. Неопределенность вашей жизненной цели. Без стремления к чему-либо трудно решить, как и чем вы будете наполнять вашу жизнь.
2. Вам нравится ощущение постоянного драйва. Планируйте интересные дела помимо работы, чтобы у вас появилось стремление вовремя закончить рабочий день.
3. Вас пугает отсутствие какой-либо деятельности. Вы стараетесь занять каждую минуту рабочего времени, лишь бы не остаться наедине со своими мыслями? Лучше, решите свои проблемы раз и навсегда.
4. Вы не умеете отказывать и готовы взяться за решение любой задачи. Это приведет к тому, что вы забудете о личной жизни.
5. Вы боитесь потерпеть неудачу. Спросите себя: «Что такого плохого может произойти в случае моей неудачи?». Имейте в виду, неудачи помогают нам двигаться дальше.
6. Вы опасаетесь, что добьетесь успеха, к которому вы еще не готовы. Вы думаете о том, что в случае вашего карьерного роста, вы уже не сможете так часто быть с семьей и друзьями. Больше общайтесь с людьми, которые уже самореализовались, привыкайте к ощущению успеха.
7. Вы не готовы к переменам. Боязнь изменений в жизни вытекает из страха неудачи. Это можно преодолеть постепенным запланированным движением к своей цели.
8. Вы опасаетесь финала – для отдельных личностей непосредственно деятельность более важна, чем ее результат.

Нужно помнить, что после решения одной задачи, у Вас есть возможность взяться за более интересную.

Наиболее распространенные методы планирования рабочего времени

Принцип Парето (соотношение 80:20)

Согласно этому принципу, 20 % приложенных стараний ведут к 80%-ному результату, а оставшиеся 80 % от напряженного труда выдают лишь 20 % результата. Например:

• 20 % потребителей (продукции) приносят 80 % дохода;
• 80 % потребителей (продукции) дают 20 % дохода;
• 20 % просчетов приводят к 80 % убытка;
• 80 % просчетов приводят к 20 % убытка.

Принцип Парето также применим в работе менеджера: на получение 80 % результата сотрудник тратит 20 % рабочего времени, оставшиеся 80 % рабочего времени дают только 20 % от общего результата. Это означает, что при планировании рабочего времени надо помнить, что рабочий день лучше начинать с решения самых важных и сложных задач, а «мелочь» оставить напоследок.

Последовательное применение принципа Парето становится реальным, если анализировать все задачи согласно их доли вклада в конечный результат и располагать их по АВС категориям.

Использование принципа Парето становится действительно возможным, если все задания систематизировать по их важности для достижения результата и расположить по АВС категориям.

Основная цель АВС-планирования рабочего времени состоит в том, чтобы выполнить последовательную расстановку задач по приоритету. ABC-планирование можно проводить в любой сфере деятельности.

Если проанализировать в процентном соотношении более важные и менее важные дела, то мы увидим, что данное соотношение будет примерно одинаковым. Планирование рабочего времени начинаем с того, что все задачи распределяем по трем категориям в соответствии с их важностью. Для этого используются буквы A, B и C.

Этот метод планирования рабочего времени стал популярен среди менеджеров в связи с тем, что дает ощутимый результат.

В основе методики ABC-планирования лежат следующие принципы:

• К категории А относят самые значимые задачи, которые составляют 15 % от общего количества задач менеджера. Но это действительно значимые задачи, которые составляют 65 % по вкладу при выполнении плана.
• К категории В относим просто значимые задачи, они будут составлять в среднем 20 % от общего числа задач и иметь 20%-ную важность в деятельности менеджера.
• К категории С относим наименее значимые задачи, они будут составлять 65 % от общего числа задач и иметь всего 15 % от важности всего результата труда.

По данной методике надо сначала решать наиболее важные задачи, затем переходить к чуть менее важным и напоследок оставить незначительные задачи, которые не оказывают особого влияния на результаты работы. Это надо учитывать при планировании рабочего времени.

Метод Эйзенхауэра

Для того чтобы правильно расставить приоритеты при планировании рабочего времени, можно использовать метод Эйзенхауэра.

Задайте себе вопросы:

• Привык ли я разбрасываться своим рабочим временем, решая одну срочную задачу вместо другой такой же срочной?
• Не получается ли так, что многие наиболее значимые задачи остаются вообще нерешенными из-за этой моей привычки?

Согласно принципу, предложенному американским генералом Д. Эйзенхауэром, преимущество решения задач надо рассматривать исходя из их значимости и отведенному времени.

Все дела, которые необходимо сделать, можно распределить на четыре группы:

1. Все неотложные и наиболее значимые задачи, которые нужно сделать в первоочередном порядке.
2. Неотложные, но не такие важные. Дело в том, что, так как они являются неотложными, мы хотим обязательно решить их настолько быстро, как будто они очень важные, прилагая максимум своей энергии. Но если это не так уж и важно, то лучше их отложить или их решение передать другому.
3. Значимые, но не такие срочные. Вследствие того, что данная группа дел не является срочной, они отодвигаются на потом. Но в один прекрасный момент они тоже становятся очень важными, но времени на их выполнение уже не нет. Самое время передать их для тщательного выполнения кому-то другому. Когда вы даете важное задание, это мотивирует и развивает персонал.
4. Несрочные и неважные задачи. Задания из данной группы зачастую занимают много места на рабочем столе. Многие, не понимая суть планирования рабочего времени, выполняют данные задания, несмотря на то, что тратят на них много времени. Если их надо сделать обязательно, постарайтесь потратить на них минимум своего времени.

Корпоративные тренинги

Как документировать планирование рабочего времени

Скрупулезная запись плана рабочего времени и постоянный контроль его выполнения являются предпосылкой планирования. Выделяют следующие виды планов: долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные.

Долгосрочное планирование необходимо для того, чтобы поставить перед собой глобальную цель и идти к ней постепенно, иногда несколько лет или даже десятилетий. Например, получение образования, карьерный рост и многое другое. Среднесрочное планирование – обычно план на год, где мы распределяем свое рабочее время для решения более конкретных задач.

Краткосрочное планирование используют для решения задач, определяющих долгосрочные и среднесрочные планы. Это планы на квартал, месяц, декаду, неделю и день. В плане на месяц мы уже смело можем ставить определенное количество часов для выполнения того или иного пункта плана.

Но самым важным является план на день. В него мы включаем не больше десяти пунктов, третья часть которых – это важные, первоочередные проблемы. Их принято писать на первую половину дня, чтобы к вечеру уже завершить.

Лучше однотипные задачи группировать в блоки, чтобы сэкономить время и силы.

Учитываются в дневном плане и перерывы. Они определяются исходя из работоспособности человека и времени, прошедшего с начала рабочего дня. Усталость нарастает с увеличением промежутка времени от начала рабочего дня, естественно, это снижает производительность труда менеджера или специалиста.

Обязательно запланируйте себе перерывы исходя из вашей работоспособности и прошедшего с начала дня времени. С каждым часом усталость все более дает о себе знать, а значит, снижается ваша производительность.

Как проверить эффективность планирования рабочего времени сотрудников

Эффективность планирования рабочего времени сотрудников можно проанализировать с помощью простой математики. Для расчета примените коэффициент экстенсивного использования времени:

Кэ = (общий фонд времени — перерывы в работе)/общий фонд времени.

Если при подсчете коэффициент будет равен единице, то сотрудники используют рабочее время наиболее эффективно. Чем больше коэффициент экстенсивного использования времени, тем менее эффективно используется рабочее время.

Аналогичным способом можно вычислить коэффициенты потери и пустой траты времени в зависимости от того:

1. виноват работник или причины, от него не зависели;
2. потрачено ли время на личные дела.

Для расчета данных коэффициентов в числитель формулы ставим нужное значение (в минутах), а в знаменатель – общий фонд времени. В этом случае, чем ближе полученное значение к единице, тем неэффективнее расходуется рабочее время.

KPI для менеджеров: как разработать и внедрить

6 типичных ошибок при планировании рабочего времени

Ошибки при планировании рабочего времени можно не совершать, правильно используя накопленный опыт. Приведем наиболее популярные ошибки менеджеров при планировании своего рабочего времени и времени своих сотрудников.

1. Отсутствие систематичности.
2. Отсутствие основательного, глубокого отношения.
3. Нет целей на день и, соответственно, первоочередных дел.
4. Отсутствие конкретных сроков для выполнения каждой задачи.
5. Отсутствие в рабочем графике времени на срочные дополнительные дела (так называемый форс-мажор).
6. Не запланированы перерывы и время на обед.

Искренне надеемся, что вы нашли в статье полезные идеи для своего бизнеса. Попробуйте применить их на практике и напишите нам о результатах. Также будем рады вашим вопросам, комментариям и пожеланиям.

Источник: https://practicum-group.com/blogs/stati/planirovanie-rabochego-vremeni/

Планирование рабочего дня

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило тайм-менеджмента. Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

• Расстановку приоритетов.
• Выбор важных задач.
• Поиск лучших путей их решения.
• Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Почему важно планировать рабочий день

Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день.

На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое. К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.

Организация и планирование своего рабочего дня позволяют вам делать большее за меньшее количество времени, оставляя время на то, что вам нравится.

Кто должен планировать свой рабочий день

Планировать свой рабочий день должен уметь каждый человек. Так вы сможете экономить время и будете более эффективно работать. Но есть 3 категории людей, которые просто обязаны заниматься личным планированием.

Фрилансеры. Самый недисциплинированный работник — фрилансер. У него нет четкого графика, а о том, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн. Именно поэтому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, очень важно планировать свой рабочий день. Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — два дня, и если тянуть до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Бизнесмены. Здесь все практически так же, как и во фрилансе. Особенно если это бизнес в сети. С одной стороны — вы можете спокойно отдыхать дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой — такой подход неизбежно окажется провальным. На Западе среди бизнесменов процветает культ трудоголизма. Там считают, что если ты не работаешь 60 часов в неделю, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители. Руководитель не всегда будет бизнесменом. Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей фирмы, но её директор берет на себя ответственность за работу целого механизма. Именно поэтому лидеры средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, ведь от их решений зависит будущее компании в долгосрочной перспективе. Планирование рабочего дня руководителя — способ наиболее эффективно распределить своё время между стратегически важными задачами.

Методы планирования рабочего дня

Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра. Суть её в следующем.

Есть 4 квадрата:

1. Квадрат А — Срочные и важные дела.
2. Квадрат В — несрочные и важные дела.
3. Квадрат С — срочные и неважные дела.
4. Квадрат D — несрочные и неважные дела.

Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.

Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.

Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.

Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть. Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В. Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.

Правила планирования времени рабочего дня

Существует несколько правил того, как нужно эффективно вести свой рабочий день. Для удобства, разобьем день на 3 части:

• Начало рабочего дня.
• Основной рабочий процесс.
• Завершение.

Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.

К принципам «правильного» утра относятся следующие:

• Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
• Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
• Неспешный завтрак и путь на работу. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
• Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

• Решайте неотложные задачи. Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет. Если важное, то нужно немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.
• Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
• Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
• Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.
• Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

• Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.
• Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньше.
• Составляйте план на следующий день. Лучше всего это делать по завершении предыдущего рабочего дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, но при этом важно составить реальную программу дел.

Если вы руководитель, то в течение рабочего дня должны плотно работать со своим секретарем.

Помните, что все это общие советы. Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не утром — это ваше право. Если вы предпочитаете делать большое и сложное дело последним, и это никак не влияет на ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним.

Планирование рабочего дня должно быть индивидуальным.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Несмотря на то, что практика тайм-менеджмента прочно оседает в нашей жизни, большинство людей совершают типичные ошибки, когда планируют свой рабочий день. Вот несколько из них.

Ошибка 1. Неправильная расстановка приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра говорит нам о том, что мы должны выполнять важные дела. Но многие люди могут легко перепутать, что для них важно. Квадрат А, который должен оставаться пустым, и отвечающий за срочные и важные дела, они часто путают с С, где скопились неважные дела, требующие немедленного вмешательства.

Важно помнить, что вы должны расходовать силы исключительно на то, что вам важно в данный момент времени. Работать на перспективу следует, когда дела можно отложить и грамотно их распланировать.

Ошибка 2. Слишком много времени уделяется мелочам.

Для того, чтобы объяснить, почему в первую очередь надо делать «базу», а только потом мелочи, воспользуемся Законом Парето. Он гласит, что 20% усилий дают 80% результата. То есть, когда вы работаете над чем-то важным, вы затрачиваете 20% усилий и достигаете 80% результата. Когда вы работаете над мелочами, вы получаете результат в 4 раза меньше, а тратите сил в 4 раза больше.

Рассмотрим небольшой пример. Вам нужно запустить рекламную кампанию. Если вы создадите 10 креативов, подберете к ним ключевые слова и фразы, и запустите на подготовленных площадках, то это будет 20% работы, которые дадут 80% результата. Но если вы будете уделять время на правку шрифтов и изображений, подборку и шлифовку фраз, поиск дополнительных платформ для рекламы, то потратите значительно больше сил. Все это нужно будет сделать, но уже после начала рекламной кампании, когда вы достигните первого результата.

Ошибка 3. Отсутствие времени на личные дела.

У каждого человека должна быть личная жизнь и свобода выбора занятия. Если у вас много дел, и вы не находите один — два часа для того, чтобы заняться своим хобби, то это плохое планирование собственного дня. Планировать рабочее время важно не только потому, что оно позволяет делать больше. Оно дает возможность заниматься без спешки тем делом, которое вам по душе.

В чем сложность? В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Что делать? Грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило тайм-менеджмента. Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что включает в себя планирование рабочего времени

Что подразумевается под планированием рабочего времени? В первую очередь, это:

1. Определение приоритетных направлений.
2. Расстановка задач по значимости.
3. Выбор средства их достижения.
4. Планирование оставшегося времени.

Сегодня, в век многозадачности и современных технологий, нам надо много успевать, чтобы добиваться высоких результатов и быть конкурентоспособным. Поэтому зачастую эффективен не тот, кто больше и (или) быстрее работает, а тот, кто умеет грамотно распоряжаться своим временем. В этом вам и поможет умение планировать рабочий день.

Начинаем с приоритетов. То есть оцениваем весь масштаб работы на ближайшее время и определяемся с тем, что наиболее важно и никак не обойдется без вашего участия. В рамках приоритетных направлений уже стоит расставить задачи по срочности и важности на более короткий промежуток времени: до обеда, до конца рабочего дня и т.д.

Почему мы обратили внимание на то, чтобы заранее определиться с оптимальными способами достижения поставленных целей? Потому что это гораздо эффективней. Вы избавите себя от спешных или импульсивных поступков, а в спокойной обстановке основательно обдумаете, каким образом лучше всего выполнить задачу. И затем вам останется только действовать согласно плану.

Часть незанятого делами рабочего дня можно превратить еще в один ресурс. Раньше уйти, чтобы успеть в спортзал? Взять новый проект? Начать обучение, чтобы повысить профессиональную компетенцию? Ваш выбор качественно отразиться на вашем развитии.

Кому полезно планировать свое время

Правильное распределение своего времени важно абсолютно для всех. Тем не менее, можно выделить два вида занятости и один вид деятельности, при которых умение вести контроль временного ресурса максимально важно. Поговорим о них отдельно.

Скачать
файл

Фрилансеры. Фрилансеры сами себе начальники. Соответственно, перед ними стоит задача самостоятельно следить за сроками выполнения всех заказов, которые они берут. Важно учитывать поправки на возможные форс-мажоры и не оставлять все на последний момент. Кроме того, если в какой-то момент фрилансер окажется максимально загружен, ему придется отказаться от следующего задания, которое он просто не сможет вместить в столь плотный график.

Бизнесмены. Чтобы добиться хорошего дохода и выжить в постоянной конкуренции, нельзя разрешать себе терять время. Затянувшийся телефонный разговор или обеденный перерыв, позднее начало рабочего дня — этого не позволяет себе ни один человек бизнеса, который ставит перед собой амбициозные цели и уверенно идет к ним.

Руководители. Они не отвечают целиком за жизнеспособность и процветание бизнеса. Но на них лежит ответственность за отлаженную работу всех участников процесса, то есть работников предприятия. Если в каком-то вопросе внимание управленца будет ослаблено, это может грозить срывом производства. Современные руководители должны в совершенстве владеть всеми инструментами планирования рабочего времени, в том числе делегированием полномочий.

28 методов планирования рабочего времени

• Способ 10 минут

Например, вам сложно приступить к делу и вы постоянно откладываете его. Сама мысль о нем вгоняет в тоску. Тогда пообещайте себе, что потратите на него всего лишь 10 минут и ни секундой больше. Это придаст вам сил. Возможно, начав, вы поймете, что все не так и страшно.

• Метод Франческо Чирилло

Его второе название «Метод помидора». С помощью кухонного таймера Франческо Чирилло отводил себе на работу отрезки времени по 25 минут и 5 минут — на отдых. Вы можете выбрать другое удобное для вас соотношение этих временных промежутков. Фокус в том, что вы знаете: надо поработать 15-20-25 минут, а потом можно выйти на воздух, позвонить, выпить кофе и т.д. Но пока не прозвонил таймер, ни на что отвлекаться нельзя!

• Метод Стивена Кови

Всемирно известный эксперт по управлению и саморазвитию, автор бестселлеров, называет несколько правил эффективной работы:

• Везде видеть возможности и браться за их реализацию.
• Никогда не останавливаться и стремиться к развитию.
• Искать выгоду для обеих сторон в любом союзе.
• Создавать такой коллектив, чтобы совместные усилия были более результативны, чем усилия каждого его члена в отдельности.
• На первое место в общении ставить собеседника и желание уяснить его мысль.
• В начале любого дела сформулировать конечную крупную цель.
• Знать, как приступить к делу правильно.

Выполняя эти советы, вы сможете быть гораздо продуктивней в своей деятельности.

• Правило 1-3-5

Вы ставите себе посильные задачи, четко ограничивая их объем, чтобы верно распределять силы. В данном случае 1-3-5 это: одно весомое и сложное дело, три средних и пять совсем простых. С одной стороны, вы планируете день и должны четко следовать плану. С другой, вы не будете хаотично хвататься за все подряд, забыв о приоритетах и времени на отдых.

• Правило трёх

Более простой вариант предыдущего метода. Его описал Крис Бейли в своей книге «Мой продуктивный год». Из списка дел вы выуживаете три самых важных. Это и есть ваша задача на сегодняшний день. Так постепенно вы будете решать все имеющиеся задачи, по порядку значимости. Можно таким же образом определять для себя список целей на более длительный срок: неделю, месяц, год.

• Метод 90/30

Суть метода заключается в четком отведении времени на работу и отдых. По большому счету, это «Метод помидора», но только несколько видоизмененный. Вы работаете 90 минут с максимальной включенностью и сосредоточенностью. После этого даете себе полчаса свободного времени. Отрезок времени, которое будет уделено работе, было выбрано не просто так.

Исследование Перетза Лафи из университета Йеля показало, что полтора часа — это тот временной промежуток, когда человеческий организм способен полностью погрузиться в задачу без потери концентрации.

А полчаса позволит полностью перезагрузить ум и тело для следующего дела. Причем в течение дня следует выполнять задачи по степени важности и сложности. Данного метода в планировании рабочего времени придерживаются предприниматель Томас Оппонг, литературный критик Бенджамин Че Кай Вай, Лео Видрич, сооснователь ресурса Buffer.

• Метод Дэвида Аллена

Главный принцип созданного этим бизнес-коучем метода: выполнить все важные дела, верно расставив приоритеты, можно, только если они зафиксированы и находятся у вас перед глазами. Подойдут бумажные планинги или стикеры, магнитные доски и т.д. А также специальные приложения для планирования, например, Wunderlist или Trello. Принципиально не просто создать список всех задач на день, неделю и т.д., но также распределить их по важности и срочности и указать срок выполнения для каждой.

• Поедание лягушек

Автор метода Брайан Трейси, мотивационный коуч и автор книг по развитию, придумал девиз «Съешь эту лягушку!» Что это значит? У каждого из нас есть дела, одна мысль о которых отравляет настроение. Трейси назвал такие дела лягушками. Его совет: если есть возможность, «съешьте эту лягушку», то есть выполните эту неприятную для вас задачу в самом начале дня. Тогда дальше вы сможете спокойно работать без камня на души и в приподнятом настроении, довольные собой и предстоящим днем, уже без этого досадного дела.

• Канбан

В основе метода наглядность и визуализация. Создайте список из трех столбиков: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing)и «Сделано» (Done). Можно использовать стикеры и переклеивать их или магнитные доски, на которых удобно стирать. Также для этого подойдет специальный сервис-планировщик, например Trello. Таким образом, вы сможете отслеживать свою продуктивность, контролировать все дела и четко представлять занятость на ближайшее время.

• Метод Айви Ли

Родственник нескольких предыдущих методов. Предлагает заранее планировать день. Автор решил, что оптимальным количеством дел на сутки будет шесть. Набрасывать задачи рекомендуется накануне, начиная с самой приоритетной.

• Правило двух минут

Значит, что дела, на которые вы потратите не больше двух минут, лучше выполнять сразу. Много времени не потратите, зато освободите мозг от перегрузки большим количеством мелких задач, которые надо держать в голове.

• Fresh or Fried

В переводе с английского: свежий или жареный. Автор метода блогер Стефан Ли дает такую характеристику нашему мозгу, состояние которого меняется в течение дня, а вместе с ним и наша продуктивность. То есть с утра вы максимально свежи, но постепенно мозг «поджаривается». Нам остается только выполнить все самое важное, пока мы в наиболее ресурсном состоянии. Как это сделать?

• Перед сном уделите 10-15 минут составлению списка дел на следующий день.
• Все самое сложное и важное, а также неприятное (дела-«лягушки») надо уместить в период «свежего» мозга.
• Все остальное можно оставить на вторую половину дня, когда вы уже менее активны, чуть устали («жареный» мозг) или загружены дополнительными хлопотами.
• Такой порядок следует повторять ежедневно.

Стефан Ли уверен, что использование его методики позволит правильно распределять свои ресурсы и направлять максимальные силы на самые важные задачи.

• Метод айсберга

Как сказал знаменитый немецкий банкир Ротшильд, «Кто владеет информацией, тот владеет миром». Полтора века спустя Рамита Сети, написавшая книгу «Я научу вас быть богатым», привела работающий инструмент работы с большим объемом информацией. Для начала сохраняйте все важные статьи, письма и заметки в одном сервисе (Evernote, Notion или любом удобном) в виде текста и т.д.

Ранжируйте и каталогизируйте их по темам, важности, авторам и т.п. Не забывайте каждый месяц-полтора отводить время на просмотр сохраненных данных и удалять неактуальные. Так важная и нужная для вас информация всегда будет под рукой, что также поможет работать быстрее.

• Автофокус

Автор этого приема планирования рабочего времени— Марк Форстер, специалист по повышению производительности. Метод The Autofocus Time Management System был создан в противовес системе Getting Things Done (GTD), нацеленной на доведение дел до конца путем выстраивания алгоритма решения для каждой из них, пока весь список не будет выполнен.

В отличие от него, «Автофокус» не мотивирует людей разделаться со всеми задачами. Он предлагает тем, кто не привык к жесткой дисциплине, следующее. Собрать все дела в один список. Выбрать из них одно самое важное и решить его. Затем повторить отбор. Когда с самым необходимым покончено, можно приступить к приятным заботам. Оставшиеся пункты можно перенести на следующий день.

• Матрица Эйзенхауэра

Широко распространенный сегодня способ распределения задач. Авторство принадлежит президенту США Дуайту Эйзенхауэру. Он создал матрицу, которая распределяет все дела на четыре категории: «Срочные и важные», «Несрочные и важные», «Срочные, но не важные», «Несрочные и неважные». Применив этот метод, вы будете видеть, с чего начать и чему уделить больше внимания.

• Метод 4D

Буквы D в названии метода расшифровываются как Do (сделать), Delegate (делегировать), Delay (отложить) и Delete (удалить). Это те действия, которые вы можете совершить с задачами, стоящими перед вами. Настоящее спасение для тех, кто впадает в панику при виде кучи дел и проблем. За что хвататься? В каком порядке? Хватит ли времени на все? Успокойтесь. Просто распределяйте все пункты по 4 корзинам:

• Do (сделать) — то, что требует вашего непосредственного участия. Настройтесь сделать и забыть.
• Delegate (делегировать) — выполнить необходимо, но необязательно вам. Освободите себя, если есть, кого попросить о помощи.
• Delay (отложить) — дело не безотлагательное и в этот день к исполнению не обязательно. Наметьте другие сроки для него и приступайте к следующему.
• Delete (удалить) — это могут быть задачи, которые не входят в список ваших должностных обязанностей или настолько не важные, что тратить время на них не целесообразно.

Остается только поступить со всеми пунктами списка согласно названию «корзины», в которую он попал.

• Метод Тима Ферриса

В его основе лежит закон Парето, который гласит: 20 % усилий обеспечивают 80 % результата, оставшиеся 20 % достигаются с помощью 80 % усилий. Ставьте перед собой цель и идите к ней, не отвлекаясь на «шелуху» в виде длинных разговоров, бесконечных усовершенствований и т.д. Работайте над главным, а уже в оставшееся время можно заниматься мелочами. Здесь же важно вспомнить закон Паркинсона, согласно которому время на работу и отдых нужно четко планировать, чтобы быть хозяином своей жизни.

• Хронометраж

Этот прием планирования рабочего времени помогает выявить так называемые хронофаги, то есть процессы и явления, на которые вы впустую тратите время. Для этого надо фиксировать абсолютно все, что вы делает в течение дня. Автор методики Глеб Архангельский говорит о необходимости такого контроля на протяжении двух недель. Записывайте все свои занятия и их длительность с точностью до 5-10 минут.

Таким образом, вы наглядно поймете, кто «пожирает» ваше время. Засиделись в интернет-магазине, заболтались с подругой, слишком долго читали новости, часто пили кофе, не можете оторваться от любимой книги или постоянно отвлекаетесь на игры с кошкой. Это научит вас относиться ко времени внимательней и тратить его себе на пользу.

• Метод Райдера Кэрролла

По сути, это не система планирования рабочего времени, а удобная визуализация выполненных дел. Ее автор, дизайнер Райдер Кэролл, предложил удобную таблицу, где графы со списком пересекаются с ячейками конкретного дня недели. Вы планируете задачи на неделю, месяц. Выполнив очередную, закрашиваете обозначающий ее квадратик. Такая наглядность мотивирует, ведь вы понимаете: закрашенная часть таблицы — это ваша продуктивность.

• Хотя бы N минут

Данный прием предложила Джулия Мюллер, профессор Университета из Лейпцига. Он призван помочь людям бороться с прокрастинацией, то есть бесконечным откладыванием начала дела. Часто причиной такого состояния бывает давящее чувство необходимости, принуждения извне, зависимости от обстоятельств. Начав работать и включившись в процесс, вы уже чувствуете себя активным его участником. Это мотивирует и придает сил.

• Метод Бенджамина Франклина

Цель этого метода — придать смысл и вектор вашей деятельности на всю жизнь, как бы масштабно это ни звучало. Все-таки речь идет об одном из основателей США Франклине, который во всем стремился к серьезным достижениям. По его мнению, опираясь на собственные жизненные приоритеты, надо составить пирамиду задач на всю жизнь, начиная с самой широкой. Это выглядит следующим образом:

• Цель на жизнь.
• Путь реализации главной цели.
• Задачи на 3-5 лет.
• Планирование года и месяца.
• Дела на ближайшую неделю и день.

Расписав все ступени этой пирамиды, вы поймете, к чему хотите прийти, что поможет вам этого добиться, а от чего лучше избавиться. А также, какие конкретные шаги вам надо предпринять.

• Подготовка с вечера

Для многих из нас утро чаще бывает не очень добрым. Рабочий день должен начаться по расписанию, а нам хочется немного понежиться в кровати и не спеша совершить все утренние ритуалы. Таким людям психолог Ник Уигнал предлагает все возможное для начала дня готовить накануне вечером. Расписать все задачи на день, первые к выполнению можно разбить на более мелкие и написать, что именно надо сделать. Также можно подготовить одежду, собрать с собой сумку и собрать еду.

• Дедлайны

Когда у человека есть четкий срок выполнения дела, он не может бесконечно откладывать его и постоянно отвлекаться. Понимая, что так он просто не успеет. Это прекрасно организует и стимулирует. Внешние дедлайны могут досадовать и раздражать, но именно они лучше всего работают, когда речь идет о результативности и продуктивности. Срок выполнения можно ставить себе самому.

Например, убраться до 12 дня, найти все документы для сделки к 11 и так далее. Чтобы соблюдать дедлайны, установленные самостоятельно, можно просить родных или коллег контролировать вас первое время, пока в вас не разовьется самодисциплина.

• Одна задача в один промежуток времени

Миф о многозадачности как секрете высокой продуктивности был развеян в последнее десятилетие. Немалый вклад в это вложили ученые Стэнфордского Университета. Если вы полагаете, что справитесь с большим количеством дел, берясь одновременно за 2-3, то заблуждаетесь. Сделать-то вы их сделаете, но вот насколько качественно?

Одновременно вызывая мастера по ремонту труб и просматривая черновик доклада, вы не сможете на 100 % уловить информацию и там и там. То есть ни одно дело не будет сделано до конца. Вывод: выполняйте задачи по очереди, полностью погружаясь в каждое из них.

• Тайм-менеджмент по хронотипу

Майкл Бреус, клинический психолог, кандидат медицинских наук, выдвинул теорию, согласно которой наша производительность зависит не только от разумного планирования рабочего времени, но и от того, к какому хронотипу мы относимся. Физиология диктует свои законы. Если в какой-то период дня у нас снижена активность, рассчитывать на многое не приходиться. И наоборот, все самые важные дела правильно выполнить в часы наивысшего прилива сил и энергии.

Какие же хронотипы выделяет психолог?

«Медведи». Готовы проснуться с 7 до 11 утра без будильника. С 11 утра до 6 вечера они максимально производительны. Лечь спать им лучше до 23 часов.

«Львы». Эти «ранние пташки» готовы к подъему с пол шестого утра, но могут проспать и до 10. С 10 утра до 5 вечера им лучше решить все важные вопросы. Отправиться на боковую они захотят раньше «медведей», лучше всего до 22:30.

«Волки». Утро для них будет добрым, если они встанут попозже. Золотое время подъема с 7:30 и до полудня. Но и активность сохраняют до 8 вечера, ложась спать только около полуночи.

«Дельфины». У них нет четкого режима, и многое зависит от других дополнительных факторов. Начать день могут в период с 6 утра до 10. Но если поймут, что не выспались, захотят опять лечь. Активность длится с 10 утра до 6 вечера. Засыпают примерно к полуночи, при этом не всегда легко. Им важно заботиться о гигиене сна и оставлять все шумные развлечения часа за 2 до ночного отдыха.

Приложения для планирования времени

Во многих методах планирования рабочего времени мы упоминали специальные приложения. Вот некоторые из них.

• Todoist — многофункциональный планировщик, на котором также можно применять матрицу Эйзенхауэра.
• Focus To-Do — объединяет таймер Pomodoro («Помидор») и таск-менеджер.
• Trello — применяется для метода Канбан, когда дела распределяются по категориям в зависимости от уровня их готовности.
• Notion — применим для метода «Айсберг», цель которого централизованное хранение всей имеющейся у вас информации, представляет из себя базу данных.
• Forest — помогает вам концентрироваться на работе, не отвлекаясь на телефон. Дерево, растущее на экране смартфона, погибает, когда вы включаете устройство.
• SingularityApp — таск-менеджер, составляющий вам список задач, ориентируясь на письма на электронной почте.

Мы рассмотрели несколько эффективных методик планирования рабочего времени. Многим, чтобы начать действовать, важно не только узнать, как надо, но и понять, как не надо, в чем его ошибки. Для этого приводим список самых частых помех в грамотном распределении своего ресурса.

• Отсутствие точной даты выполнения дела

Написать список дел не так уж и сложно. У многих после этого наступает настоящее облегчение. Все зафиксировано, ничего не забыто, все перед глазами. Но один вопрос остается открытым: когда? Когда слова на бумаге превратятся в выполненные задачи? Особенно это касается долгосрочных планов, не подразумевающих реализацию в ближайшие часы.

• Не лучший момент для данной задачи

Все сделано «по уму». Есть список задач и точные сроки их выполнения. Но вы не спешите ставить галочки в этом перечне. В чем же дело? Причина может быть простой, но не очевидной: сейчас не лучшее время.

Например, на вечер после работы вы запланировали собрать обзор цен на уличные качели в вашем городе. Вы поработали с информацией на сайтах производителей и продавцов, но остались вопросы для уточнения. А у многих фирм нет колл-центров, и сотрудники отвечают только в рабочее время. Сейчас вам уже никто не ответит.

• Неверный расчет времени, отведенного на дела

«Надо – так надо» говорите вы себе и беспощадно заполняете всю страничку планинга на день. Но реальность такова, что человеческие возможности не безграничны. Нам надо есть, отдыхать, время уходит на общение с родными, разрешение неожиданных проблем и т.д. К вечеру ваш список остается на месте. Вы недовольны собой и ситуацией. А это не лучший мотиватор.

Жалеть себя и планировать на весь день пару несложных дел, потом отдыхать от них у телевизора – тоже не вариант. Старайтесь быть с собой честным. Берите на себя столько, сколько сможете вынести. И про отдых не забывайте.

• Дело превышает ваши возможности

Масштабная задача не разбитая на несколько этапов превращается в неподъемный камень, который так и останется на месте просто потому, что вы не знаете, как к нему подступиться. Например, «Купить ребенку велосипед». Где? Какой? По каким критериям выбирать? Как проверить его качество? Гораздо лучше разбить задачу на несколько подпунктов. И если позволяет время, на несколько дней.

• Рады бы сделать, но не помните, что именно

Дела крутятся в голове, мы ждем вечера или выходного дня, чтобы наконец этим заняться. Но как только время X наступает, все забывается. Наваливаются новые задачи, что-то отвлекает. Во избежание таких казусов, пишите все в наглядные списки.

• Ваше рабочее пространство не организовано должным образом

Выражение «иметь что-то под рукой» не зря так прочно вошло в нашу повседневность. Рабочее место должно быть организовано таким образом, чтобы вы точно знали, куда протянуть руку, чтобы достать тот или иной документ, ручку, ножницы и т.д.

• Данное занятие не для вас

Речь может быть о вашем функционале на работе или домашних обязанностях. Кому-то скучно мыть посуду, а другой это обожает. Если ваши рабочие задачи постоянно вгоняют вас в тоску и грусть, задумайтесь, что не так. С ними или с вами.

• Вы переоценили свои возможности

Подумайте хорошенько, прежде чем за что-то браться. С одной стороны, вера в себя и преодоление страхов – это похвально. Но с другой, взваливать на себя дело, в успехе которого вы очень сильно сомневаетесь, не только глупо, но и безответственно по отношению к людям, которых вы можете подвести.

• Продолжаете работать, несмотря на плохое самочувствие

К сожалению или счастью, человеческий организм – не вечный мотор. Если и мотор, то требующий профилактики и ремонта. Не стесняйтесь болеть. Если другие хотят играть в супергероев – это их выбор. Давайте себе паузы на время болезни. В противном случае, вы и задачу не решите как следует, и здоровье еще больше подкосите.

• Новые условия – новые правила

Предположим, вы успешны на работе и эффективны не только в офисе, но и на домашнем семейном поприще. У вас продумана логистика, распланировано рабочее время и отдых. И тут в вашей семье рождается второй ребенок. Меняется все. Нагрузка, обстановка в семье, эмоциональное состояние и т.д. Жить как раньше уже не получится. Признайтесь в этом себе и перекроите вашу нагрузку, стратегию решения вопросов и т.д.

• Планирование без учета форс-мажора

В жизни каждого из нас случаются непредвиденные обстоятельства. Но есть профессии, в которых стресс и непредвиденные условия – часть работы. Это менеджеры по работе с клиентами, врачи, учителя, брокеры и т.д. Как им удается эффективно работать? Планируя день, они закладывают в его распорядок люфт на эти ситуации и стараются оставлять время на небольшие перерывы в одиночестве.

• Ненадежный партнер или коллега

Если вы не можете положиться на того, с кем выполняете общую задачу, не стоит впадать в гнев или уныние. Если это родной человек, вы же не расстанетесь с ним только потому, что он забывает важные дела и медленно собирается. Коллегу тоже не всегда легко сменить. Так что, лучше всего спокойно поговорить, посоветовать приемы планирования рабочего времени, поделиться личным опытом.

• Вы не понимаете, к чему хотите двигаться

Часто бывает, что вы постоянно чем-то заняты, но не тем. При этом остаетесь не довольны собой и своей жизнью. Кажется, что много работаете, сильно устаете, а результата нет. Разобраться в ситуации поможет простой вопрос «Чего я хочу добиться в жизни?» Возможно, ваша неосознанная цель – переезд в другой город или к морю. А вы, вместо того, чтобы изучать информацию о продаже жилья и жизни в новом месте, бесконечно убираетесь в квартире и скупаете тонны одежды, чтобы унять стресс.

• Вам лучше всего работается накануне дедлайна

Конечно, приближение дедлайна всех нас стимулирует и заставляет думать только о работе. Но это не лучший способ дрессировки своей воли. Лучше все-таки научиться грамотно распределять время. Помните, что стресс изнашивает организм.

• Страх прослыть бездельником

Ритм современной жизни заставляет нас постоянно что-то делать. Мода описывать в соцсетях, сколько дел вы успели закрыть за утро или день – тому подтверждение. Общественной похвалы и восхищения заслуживает только высоко продуктивный человек.

Есть люди, которых родители воспитали в мысли, что безделье – порок. Другие просто бояться остановиться и остаться наедине с собой. В любом случае, рано или поздно организм даст сбой, и вам все-таки придется сбавить обороты.

• Жизнь ради других

По той или иной причине, некоторые люди получают удовольствие от того, что занимаются не своей жизнью, а делами других людей. Даже когда их не просят об этом. Но стоит лишь намекнуть или поделиться проблемой, они тут же летят на помощь. С какой точки зрения ни посмотри, это не совсем здорово. Стоит подумать, почему вам нравится быть благодетелем для других, а не для себя.

• Страх провала

Не ошибается только тот, кто ничего не делает. Видимо, из этой логики и действуют люди, которые настолько бояться сделать не так, что предпочитают не делать вовсе. Можно пожелать им смотреть на мир оптимистичней и почитать биографии великих ученых и изобретателей, которые приходили к открытиям спустя десятки и сотни неудачных попыток.

• Страх успеха

Как ни странно, и такое бывает. Кого-то страшат перемены, связанные с определенным достижением или приобретением чего-то. Других с детства приучили «жить скромно», «не высовываться», и им кажется неуместным и не подобающим то, чего они добились. Помните, что главное – оставаться собой. А привыкнуть человек может почти ко всему. И уж тем более, к хорошему.

• Страх перед новым

Вы поставили перед собой большую цель и уверенно к ней идете. Но в какой-то момент вдруг осознаете, что очень боитесь перемен. Например, новой должности или получения прав и вождения машины. Чтобы не отступить и не саботировать реализацию плана, помогайте себе привыкать маленькими шажками.

• Вы не хотите завершать дело

Некоторые люди получают такое удовольствие от процесса, что не хотят или бояться его заканчивать. У кого-то это связано со страхом не найти новую работу, кто-то, возможно, слишком сентиментален. Но подумайте, что полное удовлетворение вы получите, лишь увидев готовый результат. Не лишайте себя этого удовольствия. А новые проекты не заставят себя ждать.

• Перфекционизм

Это злейший враг продуктивности. Стремление сделать лучше всех, без малейшей ошибки, приводит к тому, что человеку сложно даже начать новое дело. Он застопориться на тексте письма или названии проекта. Каждая деталь будет многократно переделываться, в то время как процесс продвигаться не будет. За перфекционизмом прячется страх критики, установка о том, что ошибки не допустимы. Все наоборот. Без ошибок прожить нельзя. А критика (конструктивная) призвана нам помогать.

• Погоня за вдохновением

Работа не по расписанию, следование за своими сиюминутными желаниями часто оправдывается творческими людьми тем, что они ждут вдохновения. А дисциплина и принуждение, напротив, его убивают. Надо признать, что это не так. Планирование рабочего времени и трудолюбие также необходимы для успеха в творчестве, как и вдохновение. К слову, многие знаменитые писатели и музыканты рассказывали, что садились работать строго по графику, а вдохновение к ним присоединялось.

Книги по планированию времени

Из этих книг вы сможете узнать больше секретов планирования рабочего времени и почитать об упомянутых методах подробнее.

1. «Джедайские техники», Максим Дорофеев.
2. «Сделай это завтра», Марк Форстер.
3. «Освободи мозг: Что делать, когда слишком много дел», Тео Компернолле.
4. «Канбан. Альтернативный путь в Agile», Дэвид Андерсон.
5. «Всегда вовремя», Майкл Бреус.

Планирование рабочего времени включает в себя эффективное управление временем и технологию его рационального использования для того, чтобы достичь цели какой-либо организации и повысить результативность деятельности.

В современном мире также именуется тайм-менеджментом. Время является самым невосполнимым и ценным ресурсом, поэтому использовать его необходимо очень рационально. Также необходимо работать над умением планировать свое рабочее время.

Почему так важно планирование рабочего времени

Утверждать, что временем можно управлять, – не совсем правильно. Время не может зависеть от каких-то процессов, не обозначает постоянную величину, оно не может ускоряться либо тормозить.

Важно уметь использовать различные инструменты для планирования рабочего времени независимо от должности сотрудника предприятия. Это важно учитывать на всех уровнях – от подчиненных до начальников.

Результативное планирование рабочего времени напрямую оказывает влияние на производительность труда, а, следовательно, и на прибыль предприятия.

Для каждого сотрудника эффективное планирование рабочего времени влияет на завершение к необходимому сроку всех намеченных дел. Одним из показателей, который обязательно учитывается в организации, является фонд рабочего времени. Он определяет потребляемые ресурсы рабочего времени и влияет на количество работающих сотрудников, а, следовательно, и на материальные затраты организации.

Когда необходимо планирование рабочего времени

Дефицит – это значит недостача чего-либо. При планировании рабочего времени этот термин обозначает недостачу рабочего времени для исполнения определенной задачи отдельным сотрудником либо структурным подразделением и организацией в целом.

В результате это может привести к срыву срока выполнения заказа, который может повлечь за собой негативные последствия. Чаще всего неумелое планирование рабочего времени связано с безграмотностью руководителя организации.

Причины, приводящие к недостатку времени, классифицируются на три группы:

1. Личные качества начальника.
2. Действия руководителя.
3. Независимые причины.

Личные качества начальника, которые приводят к потерям рабочего времени и связаны с неправильным его планированием, выражаются в следующем:

1. Суета, то есть неуравновешенные и нервозные действия, эффективность которых сводится к нулевому результату.
2. Систематическая спешка.
3. Недостаток отдыха из-за задержек на работе или доработок дома, необходимого для восстановления высокой работоспособности.

При безграмотных действиях начальника и без планирования рабочего времени появляются следующие признаки неорганизованности:

1. Отсутствие мотивации у персонала.
2. Разрушение межличностной коммуникации в организации.
3. Неумение упорядочить дела по уровню их важности.
4. Неспособность передать часть полномочий подчиненным.

Причинами, которые не зависят от воли руководителя и ведут к дефициту рабочего времени у него самого и всех сотрудников организации, с точки зрения планирования рабочего времени являются:

1. Длинный перечень заданий, поручений, дел.
2. Внеплановые действия.

В большинстве случаев вышеизложенные причины не появляются порознь. Обычно одна следует из другой.
В конечном счете, складывается тупиковая ситуация, улучшить которую можно эффективным планированием рабочего времени. Также следует установить контроль над осуществлением плановых мероприятий и проверку потраченного рабочего времени.

Правила планирования рабочего времени в начале рабочего дня

• С самого утра необходимо настроиться на позитивное настроение. Нужно стараться каждый день начинать только с положительных эмоций, поскольку настроение, с которым вы начнете решать предстоящие задачи, важно для достижения результата.
• С утра надо обязательно восполнить объем энергии и «зарядиться питательными веществами», т. е. позавтракать, а затем идти на работу.
• Работу лучше начинать в одно и то же время. Такая систематичность изо дня в день приводит к самодисциплине и способствует мобилизации ваших сил.
• С утра следует перепроверить план на день. Для этого можно воспользоваться методом АБВ-анализа либо принципом Эйзенхауэра.
• К выполнению заданий, поручений и дел следует приступать безотлагательно.
• Прежде всего нужно решить самые важные задачи.
• При наличии помощника руководителя или секретаря нужно согласовывать с ними текущий план на день.

Правила планирования рабочего времени в середине рабочего дня

• Ваше рабочее место должно быть подготовлено к продуктивной работе. С рабочего стола следует убрать документы и бумаги, которые вам пока не нужны для выполнения важных задач.
• Необходимо установить конкретный срок для выполнения каждого пункта плана на день.
• Следует воздерживаться от выполнения действий, которые могут вызвать обратную реакцию.
• Нужно уметь отстранять дополнительно появляющиеся задачи.
• Руководитель не должен быть импульсивным.
• Систематически нужно делать кратковременные паузы. В любой работе нужно предусматривать перерывы. Их регулярность и длительность должны быть индивидуальными. Небольшие перерывы также надо учитывать при планировании рабочего времени.
• Следует объединять в группы небольшие, схожие по смыслу задачи, и выполнять их сериями.
• Бывает, что часть сотрудников не доводят до конца одно дело, принимаясь за другое, – следует сначала завершить начатое. Беспорядочный переход в работе от задания к заданию, а иной раз и выполнение нескольких дел сразу не приведет к положительному результату.
• Умейте пользоваться временными промежутками.
• В течение дня должен быть предусмотрен час отдыха.
• Необходимо контролировать сроки выполнения заданий и отслеживать составленный план работ. При изменении приоритетных задач вносите изменения в план.

Правила планирования рабочего времени в конце рабочего дня

• К концу рабочего дня нужно закончить все запланированные дела. Невыполнение отдельных заданий приводит к риску невыполнения всего плана, и, как следствие, к скоплению дел, которые при «разгребании» потребуют дополнительных затрат рабочего времени.
• Вы должны следить за выполнением плана, контролировать себя.Сравните список того, что вы наметили, с тем, что выполнили. Разберитесь, почему отклонились «от курса». Это обязательное условие продуктивной деятельности.
• После проведенного анализа необходимо с вечера составить план на новый день, утром – перепроверить.

Влияние личностных факторов на планирование рабочего времени

На планирование рабочего времени также существенно влияет то, как вы себя настроите. Вы сами подсознательно можете препятствовать результативному планированию рабочего времени. Что именно может вам мешать:

1. Неопределенность вашей жизненной цели. Без стремления к чему-либо трудно решить, как и чем вы будете наполнять вашу жизнь.
2. Вам нравится ощущение постоянного драйва. Планируйте интересные дела помимо работы, чтобы у вас появилось стремление вовремя закончить рабочий день.
3. Вас пугает отсутствие какой-либо деятельности. Вы стараетесь занять каждую минуту рабочего времени, лишь бы не остаться наедине со своими мыслями? Лучше, решите свои проблемы раз и навсегда.
4. Вы не умеете отказывать и готовы взяться за решение любой задачи. Это приведет к тому, что вы забудете о личной жизни.
5. Вы боитесь потерпеть неудачу. Спросите себя: «Что такого плохого может произойти в случае моей неудачи?». Имейте в виду, неудачи помогают нам двигаться дальше.
6. Вы опасаетесь, что добьетесь успеха, к которому вы еще не готовы. Вы думаете о том, что в случае вашего карьерного роста, вы уже не сможете так часто быть с семьей и друзьями. Больше общайтесь с людьми, которые уже самореализовались, привыкайте к ощущению успеха.
7. Вы не готовы к переменам. Боязнь изменений в жизни вытекает из страха неудачи. Это можно преодолеть постепенным запланированным движением к своей цели.
8. Вы опасаетесь финала – для отдельных личностей непосредственно деятельность более важна, чем ее результат.

Нужно помнить, что после решения одной задачи, у Вас есть возможность взяться за более интересную.

Наиболее распространенные методы планирования рабочего времени

Принцип Парето (соотношение 80:20)

Согласно этому принципу, 20 % приложенных стараний ведут к 80%-ному результату, а оставшиеся 80 % от напряженного труда выдают лишь 20 % результата. Например:

• 20 % потребителей (продукции) приносят 80 % дохода;
• 80 % потребителей (продукции) дают 20 % дохода;
• 20 % просчетов приводят к 80 % убытка;
• 80 % просчетов приводят к 20 % убытка.

Принцип Парето также применим в работе менеджера: на получение 80 % результата сотрудник тратит 20 % рабочего времени, оставшиеся 80 % рабочего времени дают только 20 % от общего результата.

Это означает, что при планировании рабочего времени надо помнить, что рабочий день лучше начинать с решения самых важных и сложных задач, а «мелочь» оставить напоследок. Последовательное применение принципа Парето становится реальным, если анализировать все задачи согласно их доли вклада в конечный результат и располагать их по АВС категориям.

Использование принципа Парето становится действительно возможным, если все задания систематизировать по их важности для достижения результата и расположить по АВС категориям.

Планирование времени рабочего дня: правила, методы и ошибки

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило тайм-менеджмента. Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

• Расстановку приоритетов.
• Выбор важных задач.
• Поиск лучших путей их решения.
• Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Почему важно планировать рабочий день

Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день.

На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое.

К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.

Организация и планирование своего рабочего дня позволяют вам делать большее за меньшее количество времени, оставляя время на то, что вам нравится.

Кто должен планировать свой рабочий день

Планировать свой рабочий день должен уметь каждый человек. Так вы сможете экономить время и будете более эффективно работать. Но есть 3 категории людей, которые просто обязаны заниматься личным планированием.

Фрилансеры. Самый недисциплинированный работник — фрилансер. У него нет четкого графика, а о том, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн.

Именно поэтому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, очень важно планировать свой рабочий день. Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — два дня, и если тянуть до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Бизнесмены. Здесь все практически так же, как и во фрилансе. Особенно если это бизнес в сети. С одной стороны — вы можете спокойно отдыхать дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой — такой подход неизбежно окажется провальным.

На Западе среди бизнесменов процветает культ трудоголизма. Там считают, что если ты не работаешь 60 часов в неделю, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители. Руководитель не всегда будет бизнесменом. Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей фирмы, но её директор берет на себя ответственность за работу целого механизма.

Именно поэтому лидеры средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, ведь от их решений зависит будущее компании в долгосрочной перспективе. Планирование рабочего дня руководителя — способ наиболее эффективно распределить своё время между стратегически важными задачами.

Методы планирования рабочего дня

Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра. Суть её в следующем.

Есть 4 квадрата:

1. Квадрат А — Срочные и важные дела.
2. Квадрат В — несрочные и важные дела.
3. Квадрат С — срочные и неважные дела.
4. Квадрат D — несрочные и неважные дела.

• Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.
• Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.
• Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.
• Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть.

Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В. Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.

Правила планирования времени рабочего дня

Существует несколько правил того, как нужно эффективно вести свой рабочий день. Для удобства, разобьем день на 3 части:

• Начало рабочего дня.
• Основной рабочий процесс.
• Завершение.

Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.

К принципам «правильного» утра относятся следующие:

• Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
• Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
• Неспешный завтрак и путь на работу. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
• Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

• Решайте неотложные задачи. Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет. Если важное, то нужно немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.
• Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
• Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
• Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.
• Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

• Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.
• Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньше.
• Составляйте план на следующий день. Лучше всего это делать по завершении предыдущего рабочего дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, но при этом важно составить реальную программу дел.

Если вы руководитель, то в течение рабочего дня должны плотно работать со своим секретарем. Помните, что все это общие советы.

Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не утром — это ваше право. Если вы предпочитаете делать большое и сложное дело последним, и это никак не влияет на ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним. Планирование рабочего дня должно быть индивидуальным.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Несмотря на то, что практика тайм-менеджмента прочно оседает в нашей жизни, большинство людей совершают типичные ошибки, когда планируют свой рабочий день. Вот несколько из них.

Ошибка 1. Неправильная расстановка приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра говорит нам о том, что мы должны выполнять важные дела. Но многие люди могут легко перепутать, что для них важно. Квадрат А, который должен оставаться пустым, и отвечающий за срочные и важные дела, они часто путают с С, где скопились неважные дела, требующие немедленного вмешательства.

Важно помнить, что вы должны расходовать силы исключительно на то, что вам важно в данный момент времени. Работать на перспективу следует, когда дела можно отложить и грамотно их распланировать.

Ошибка 2. Слишком много времени уделяется мелочам.

Для того, чтобы объяснить, почему в первую очередь надо делать «базу», а только потом мелочи, воспользуемся Законом Парето. Он гласит, что 20% усилий дают 80% результата. То есть, когда вы работаете над чем-то важным, вы затрачиваете 20% усилий и достигаете 80% результата. Когда вы работаете над мелочами, вы получаете результат в 4 раза меньше, а тратите сил в 4 раза больше.

Рассмотрим небольшой пример. Вам нужно запустить рекламную кампанию. Если вы создадите 10 креативов, подберете к ним ключевые слова и фразы, и запустите на подготовленных площадках, то это будет 20% работы, которые дадут 80% результата.

Но если вы будете уделять время на правку шрифтов и изображений, подборку и шлифовку фраз, поиск дополнительных платформ для рекламы, то потратите значительно больше сил. Все это нужно будет сделать, но уже после начала рекламной кампании, когда вы достигните первого результата.

Ошибка 3. Отсутствие времени на личные дела.

У каждого человека должна быть личная жизнь и свобода выбора занятия. Если у вас много дел, и вы не находите один — два часа для того, чтобы заняться своим хобби, то это плохое планирование собственного дня. Планировать рабочее время важно не только потому, что оно позволяет делать больше. Оно дает возможность заниматься без спешки тем делом, которое вам по душе.

Основные ошибки в планировании рабочего дня

Не секрет, что успешная карьера – это в первую очередь результат эффективного планирования рабочего дня.

Посмотрите сами, некоторые успевают решать и текущие, и стратегические задачи, а кто-то вечно срывает дедлайн. Первые бегут по карьерной лестнице, а вторые еле плетутся в хвосте. И дело тут не только в профессионализме, но и в грамотном планировании рабочего дня.

Существует три типа ошибок в планировании:

• Технические ошибки.Вы просто не знаете, как можно изменить планирование рабочего дня, и вам нужно освоить пару приёмов и методов. Например, самый простой совет – каждое утро набрасывать план рабочего дня на листе бумаги.
• Внешние факторы. Наша жизнь зависит не только от нас самих, но и от множества внешних моментов. Возможно, сам по себе вы очень дисциплинированный человек, но окружение как будто только и существует, чтобы нарушать ваши планы.
• Психологические препятствия. Здесь придётся покопаться в себе. Возможно, вы не делаете что-то только потому, что считаете это занятие бессмысленным, скучным, ненужным…

Технические ошибки

1. Для выполнения задачи не отводится конкретного времени.

Конечно, самый первый шаг – это составить список важных дел на сегодня/перечень задач на месяц/целей на ближайший период жизни. Этим, правда, многие и ограничиваются, не задают себе вопрос «Когда же я буду это делать?». Традиционное «начну с понедельника» явно не прокатывает.

2. Для выполнения задачи отводится неподходящее время.

Если вы чётко определили саму задачу и время её выполнения, но дело так и не сдвинулось с мёртвой точки, возможно, выбранное время не самое удачное.

Например, мы все делимся на «жаворонков», «сов» и «соловьёв» в зависимости от того, в какое время суток мы наиболее активны. Если вы «сова», то естественно, не стоит назначать решение важных вопрос на утренние часы. Начало вашего рабочего дня явно должно быть попозже, вы обязательно всё наверстаете вечером.

3. Вы ошиблись в расчете времени, необходимого для выполнения задачи.

Большинство людей стараются втиснуть в свой день слишком много дел, которые просто нереально выполнить за то время, пока человек бодрствует. А в конце рабочего дня мы бываем сильно разочарованы и даже демотивированы тем, что не успели и половины намеченного.

Впрочем, бывает и обратное – мы быстро справляемся с запланированным, а потом «убиваем» оставшееся время в бессмысленных занятиях (например, играем в компьютерные игры, бродим по социальным сетям).

4. Задача чрезмерно сложна.

Большие сложные задачи просто пугают нас, мы не знаем, с какого боку к ним подступиться. Наверняка, каждый хотя бы раз в своей жизни оказывался в подобной ситуации: вы открываете шкаф, переполненный вещами, которые следует привести в порядок, и в ужасе захлопываете его, говоря себе «в следующий раз».

5. Вы не можете вспомнить, что должны сделать.

Как часто мы рассчитываем «В перерыве рабочего дня/в выходной обязательно сделаю то-то». И забываем. Нельзя полагаться только на свою память, обязательно используйте ежедневник, где будете фиксировать все свои дела.

6. Ваше рабочее пространство не организовано должным образом.

Проиллюстрировать эту ошибку можно всего одним статистическим наблюдением: обычный американский руководитель ежегодно тратит в среднем 6 недель на поиск пропавшей информации и материалов на своем рабочем столе, в архивах и папках. И применение электронных баз данных, к сожалению, при неумелом использовании не уменьшает проблему.

7. Вы – неподходящий человек для выполнения задачи.

А может вы просто не тот?! Признаться в этом не всегда означает признание в слабости и некомпетентности. Избавившись от скучных, сложных или просто неприятных занятий, вы сможете посвятить себя тому, что вы действительно умеете и любите.

Внешние факторы

1. Вы взяли на себя слишком много.

Зачастую нам только кажется, что задача, за которую мы хотим взяться, непомерна. Стоит лишь освоить приёмы эффективного планирования времени. Но иногда задача действительно слишком тяжела и нереальна.

2. Вы устали или заболели.

Все мы – от официанта до генерального директора – живые люди, с которыми случаются перепады настроения, депрессии, различные болезни.

Необходимо учитывать это и не работать «на износ». При таком стечении обстоятельств рекомендуется отгородиться от дел на день (или на тот период, что требуется вам), не бойтесь, вы всё наверстаете, когда почувствуете себя хорошо.

3. Внимание – перемены!

У каждого из нас в жизни бывают переходные моменты: вступление в брак, рождение ребёнка, окончание института, переезд и т.д.

Эти ситуации могут сильно сбивать с толку, и нужно время, чтобы приглядеться к ним и выработать новый стиль своей жизни. Всегда приступайте с установки «якорей», поймите, что на данный момент самое важное, и начните с этого.

4. Непредсказуемость.

Многие специалисты, особенно в сфере услуг, работают в обстановке высокой непредсказуемости (брокеры и трейдеры, врачи, менеджеры по сбыту и т.д.). Как с этим справиться?

Стоит попытаться оставить в своём расписании наряду с четко запланированными делами достаточно времени для непредвиденных задержек и экстренных вопросов. Это простой совет, который работает. Также стоит выделить промежуток времени в течении дня, когда вы сможете побыть с самим собой (включить автоответчик, попросить коллег подменить вас).

5. Неорганизованный партнёр / коллега.

Иногда четкому исполнению всех наших планов мешает наше ближайшее окружение. Например, неорганизованный супруг, с которым вы обустраиваете дом. Или недисциплинированные коллеги, от которых зависит результат и вашей работы.

Самый главный совет здесь – не злиться на партнера, не таить обиду. Человека, с которым у вас хорошие взаимоотношения, вполне можно обучить основным принципам тайм-менеджмента.

Например, разъяснить подчинённому, как лучше планировать свой день. В остальных случаях необходимо попробовать просто договориться, т.е. объяснить, что вы движетесь к одной и той же цели, рассмотреть пути её достижения.

Психологические препятствия

1. Вы не прояснили свои жизненные цели и приоритеты.

Не имея перед собой четко сформулированных глобальных целей, вы не можете ставить перед собой более мелкие цели и задачи, а значит, и не знаете, чем именно и в каких пропорциях должна быть заполнена ваша повседневная жизнь.

2. Вам нравится работать на пределе своих возможностей.

Вы оставляете всё на крайние сроки, чувствуете себя лучше всего в ситуации цейтнота, именно тогда вы наиболее эффективны. Но зачем держать себя в постоянном стрессе?! Лучше заполнить свой график таким количеством интересных и сложных задач, чтобы и при выполнении «в срок» вам жилось интересно.

3. Вы боитесь бездействия.

Некоторые люди не любят оставаться без дела, это вызывает у них лишь негативные эмоции: тревогу, раздражение и даже чувство вины. Часть таких «трудоголиков» боятся остаться без дела, т.к. считают бездействие пустой тратой времени.

Часть из них «держат марку», т.к. очень деятельные люди неизменно восхищают окружающих. И тем, и другим стоит тщательно сбалансировать свою жизнь и уделять внимание и работе, и семье, и развлечениям, и самосовершенствованию. Иначе они рискуют «сгореть на работе».

И ещё одна часть «вечных двигателей» просто боятся остаться наедине с самими с собой, ведь тогда появится время подумать над тем, о чём думать не хочется (например, о смысле собственной жизни или о несчастном браке, который пора разорвать).

4. Вам нравится жертвовать собой ради других.

Возможно, вы из тех людей, что живёт исключительно для других и задвигает собственные потребности на второй план. вы гордитесь тем, что можете и готовы помочь каждому страждущему. Или просто не умеете говорить «нет». Из-за этого ваши цели так и остаются только на бумаге. Научитесь и сами принимать помощь от окружающих и говорить при необходимости «нет».

5. Вы боитесь неудачи.

Психологи называют этот феномен «мотивом избегания неудач». Иногда страх перед возможным провалом настолько сковывает нас, что нам проще вообще ничего не делать.

В данном случае часто может помочь честный ответ на вопрос «А что самого худшего может случиться со мной?». Кроме того, очень полезно научиться воспринимать неудачи как дополнительную возможность, как ещё одну ступень на пути к цели, а не как тупик.

6. Вы боитесь успеха.

В психологии есть и противоположное понятие «мотив избегания успеха». Да-да, многие подсознательно боятся достижения своих целей.

Ведь, например, такая желанная руководящая позиция может в то же время означать отдаление от семьи, а также зависть друзей, которые добились в жизни гораздо меньше. Преодолеть данное препятствие можно, общаясь с другими успешными, на ваш взгляд, людьми, это поможет прочувствовать атмосферу успеха и заразиться ею.

7. Вы боитесь нововведений.

Это одна из разновидностей страха успеха: уклад жизни, который есть сейчас, устраивает вас настолько, что вы методично избегаете всего, что может его нарушить. Боязнь перемен можно преодолеть, если к достижению своих целей идти более размеренно, постепенно перестраиваясь и привыкая к новому в вашей жизни.

8. Вы боитесь завершения.

Некоторые люди постоянно работают сразу над несколькими проектами, перескакивая от одного к другому, редко доводя до конца хотя бы один из них. Они не получают удовольствия от завершения задачи. В таком случае советую напоминать себе, что у вас всегда будут новые возможности и новые проекты, что завершение одного из них означает лишь возможность взяться за другой.

9. Вы – перфекционист.

Перфекционист – это человек, стремящийся к совершенству во всём. Если вы по-перфекционистски относитесь ко всем задачам, что стоят перед вами, вы просто не сможете сделать всё, что задумали.

За потребностью делать всё в совершенстве часто скрываются потребности в одобрении и принятии. Или же это страх быть раскритикованным. Возможно, вы выросли в семье, где твердили «Ты должен быть лучшим!» и очень огорчались, если среди годовых оценок была хоть одна «четвёрка».

10. Вы боитесь упустить вдохновение.

Среди людей искусства и творческих профессий очень распространена любовь к беспорядку, они даже считают его источником собственного вдохновения. Однако беспорядочная профессиональная и личная жизнь приводит к сильнейшим стрессам.

Стоит отметить, что выдающиеся писатели, художники и музыканты зачастую творили ежедневно в одно и то же время – причем вдохновение было каждый день самым разным.

Планирование рабочего времени: почему это важно

Распорядок дня играет одну из ключевых ролей в достижении поставленных целей. Это касается как работы в офисе, так и заработка на дому в свободное время.

Во втором случае планирование дня особенно важно, ведь рядом нет начальника, контролирующего процесс выполнения поставленных задач, а значит, есть вероятность расслабиться, откладывать работу на вечное «потом».

В результате это приводит к тому, что работа выполняется в горящие сроки, от чего страдает ее качество, количество, а значит, и конечный доход. Чтобы этого не произошло, нужно иметь жесткий распорядок дня, а также уметь мотивировать себя на работу.

Это два главных правила, которых нужно строго придерживаться, если вы хотите получать стабильный высокий доход.

Что включают в себя принципы планирования рабочего времени

Планирование ежедневного графика работы включает умение эффективно управлять временем и максимально рационально его использовать. На современном языке это звучит тайм-менеджмент.

Но как бы не называли данную процедуру, ее алгоритм довольно прост: нужно создать жесткий график, и работать без каких-либо отклонений во времени.

Также вам следует научиться:

• не отвлекаться на посторонние дела;
• вести ежедневник с записями о выполненных и невыполненных делах;
• соблюдать порядок на рабочем месте (подсознательно человек отвлекается на бардак и посторонние предметы);
• завершив рабочий процесс, сверьтесь с ежедневником. Отметьте выполненные пункты и составьте примерный план на следующий день.

Кто должен планировать рабочий день

Свой день должны планировать абсолютно все: от простого работника до управляющего крупной компанией. Это главный залог успеха и высокой прибыли. Правильно спланировав график, возможно выполнить абсолютно все поставленные задачи.

Также планирование дня обязательно должно стать систематической привычкой людей, зарабатывающих дома:

• Фрилансеры;
• Копирайтеры;
• Менеджеры интернет-магазинов и многие другие.

Методы планирования рабочего времени

Помните, что только так можно получить прибыль в интернете – работая по собственному, но строгому графику. В противном случае вы потратите уйму времени, заработав просто смешные деньги.

Существует несколько популярных методов эффективного планирования рабочего времени:

1. является одним из наиболее популярных методов. Суть заключается в распределении имеющихся задач на 3 группы, в зависимости от их значимости. В первой (группа А) самые важные и срочные задания. На них необходимо выделить 65% времени. Вторая (группа В) – просто важные задания. Их решение можно ненадолго отложить. Им отводится 20% времени. Третья (группа С) – менее важные вопросы, на решение которых отводится 15% дня.
2. также научит вас правильно расставлять приоритеты. Необходимо рассортировать дела на 4 группы.

• Первая – срочные дела. Их решение не может ждать и полминуты.
• Вторая – неотложные, но не настолько важные дела. Их решение можно отложить на небольшой срок или перепоручить коллегам.
• Третья – значимые, но не сложные. С ними можно разбираться после решения сложных заданий.
• Четвертая – второстепенные, объемные и затратные по времени задачи. Но их также обязательно нужно выполнить.

Как планировать рабочий день: главные правила

Планирование распорядка дня необходимо начать с расстановки приоритетов. Определите задания, требующие от вас первоначального внимания. Тщательно продумайте все возможные способы выполнения срочной работы, выберите наиболее эффективные.

Определите сроки выполнения, включая перерывы (да, свободным временем и отдыхом тоже нужно уметь управлять). Вы должны научиться укладываться в установленные временные рамки. В ежедневнике прописывайте график каждого дня. Также обязательно делать записи о планах на месяц и на год. Помните, что вы должны строго контролировать выполнение всех намеченных целей.

Старайтесь также следовать таким несложным правилам:

• Начинайте утро с позитивного настроя. В основном, от этого зависит успешная (или провальная) работа на протяжении целого дня
• Разучитесь «раскачиваться». Часто человеку, чтобы полностью струсить сон и начать работать, нужно как минимум 30-40 минут, даже после душа и чашки бодрящего кофе. Отучитесь от данной привычки, и вы заметите, как сутки становятся длиннее
• Завтракая, уже «прокручивайте» в голове сегодняшний распорядок
• Желательно, чтобы в установленном графике, не было отклонений. Если изменения все-таки возникли, зафиксируйте их в ежедневнике

Помните: правильно спланировав свой день, вы успеете сделать большой объем работы за относительно короткий промежуток времени. Таким образом, у вас останется больше времени на отдых и любимые дела.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Современные успешные управленцы выделяют три основных ошибки при планировании распорядка дня, каждая из которых состоит из определенных факторов:

Технические ошибки

• нет определенных временных рамок. Часто люди планируют решение проблемы «с понедельника»;
• для выполнения задачи выбрано неправильное время. Данный фактор зависит от особенностей человека. Так, если продуктивность труда выше ночью, необходимо все возможные вопросы решать в темное время суток;
• очередная сложная ситуация. Человек обычно испытывает страх и начинает затягивать процесс решения проблемы. Но, вместо этого, нужно собраться с мыслями и действовать, пока не будет достигнут положительный результат;
• человек забывает, что собирался сделать. Такое часто случается с людьми на выходных. Задумав какое-либо дело и отложив его на начало рабочей недели, вы обязательно забудете о нем. Поэтому нужно не лениться и сразу записывать все мысли в блокнот;
• поставленная задача просто не подходит вам. Случается, что человек просто не в состоянии справиться с определенной проблемой.

Внешнее влияние

• слишком большой объем. Люди могут просто не рассчитать свои силы. Поэтому необходимо объективно подходить к выполнению какой-либо задачи;
• болезнь. Даже если вы грамотно продумали план своих действий, болезнь может внести крайне негативные изменения в график. Но, к сожалению, предугадать это практически невозможно;
• безответственные коллеги. В любой большой компании результат работы тем или иным образом зависит не только от вас, но и от коллег. Но бывают ситуации, когда сотрудники организации не выполняют возложенных на них обязательств, и в итоге страдает общее дело.

Психологические факторы

• вы не определились со своими целями в жизни. Подобное состояние заставит вас «метаться» от решения одной задачи к другой. Вы не будете видеть конкретики впереди, и это будет сильно тормозить ваши действия;
• вам нравится работать на пределе своих возможностей. Вы затягиваете решение основных проблем, и только потом начинаете усердно работать и решать их. Все нужно делать вовремя;
• вы боитесь потерпеть неудачи. Это останавливает многих талантливых людей. Если вы столкнулись с данным психологическим явлением, необходимо рассматривать неудачу или поражение как дополнительную возможность начать что-то новое.

Итог

Итак, правильно распланировав время и избегая указанных ошибок, вы сможете сделать свой день долгим и продуктивным. Это поможет вам добиться высоких результатов и всех поставленных целей.