1с документооборот при создании визы согласования произошла ошибка

	Документооборот. Делегирование прав. Я
Rom_Kat 11.02.14 — 09:19	Поле создания записи делегирования при запуске процесса или при согласовании возникает исключение и выдается сообщение «При создании визы согласования произошла ошибка. Виза для исполнителя 1% уже существует в документе». Это происходит когда среди согласующих лиц присутствуют и тот чьи права были переданы и тот кому права передали. Может кто сталкивался с подобной ситуацией? И как решал данную проблему?
Rom_Kat 1 — 11.02.14 — 09:38	Как бы так поправить чтобы ничего не сломалось?
Rom_Kat 2 — 11.02.14 — 10:06	брать лопату и копать?
Rom_Kat 3 — 11.02.14 — 10:30	Хоть какую нибудь идею подкинули бы…
Rom_Kat 4 — 11.02.14 — 11:51	Нет здесь специалистов по документообороту?
Dedal 5 — 11.02.14 — 11:54	Эм логика? «Это происходит когда среди согласующих лиц присутствуют и тот чьи права были переданы и тот кому права передали.» На одной визе два человека, один сваливает второй продолжает работать. Так? Делегирование не нужно.
Rom_Kat 6 — 11.02.14 — 12:44	(5) если по согласование по шаблону «все руководители автора», то именно такой и происходит. Делегирование конечно же должно отменить это, но отменяется как-то не до конца.
Rom_Kat 7 — 11.02.14 — 13:18	когда произвольный список визирующих то нелогично включать в него делегата и делегирующее лицо. Этого и не делается.
Rom_Kat 8 — 11.02.14 — 14:22	может стоит ждать обновлений?
Dedal 9 — 11.02.14 — 15:00	эм. А можно как-то развернуто и более понятно. (6) Такое чувство, что половину слов пропало при написании текста. Если я правильно понял вашу мысль. При установке «Все руководители автора» и делегировании полномочий между этими руководителями происходит ошибка. Так?
Rom_Kat 10 — 11.02.14 — 15:26	(9) при запуске процесса или при согласовании возникает исключение и выдается сообщение «При создании визы согласования произошла ошибка. Виза для исполнителя 1% уже существует в документе» При делегировании ошибок нет. Записывается делегирование минут 30, столько же и удаляется. Когда Делегат и делегирующее лицо являются руководителем и подчиненным для друг друга соответственно или наоборот. Когда согласование происходит по схеме «все руководители автора», а автор находится в подчинении делегату и делегирующему лицу возникает исключение и сообщение об ошибке.

Я не хочу быть самым богатым человеком на кладбище. Засыпать с чувством, что за день я сделал какую-нибудь потрясающую вещь — вот что меня интересует. Стив Джобс, 1996 г.

Очень часто при согласовании документов возникает необходимость приложить к бумажному документу лист его согласования. Это актуально, когда в параллельном согласовании документа участвует большое количество должностных лиц и лист согласования должен содержать последние результаты или лист согласования должен быть с историей при нескольких циклах согласования. Особенно, когда количество циклов согласования документа для разных согласующих лиц разное.

Процесс согласования документа организуется с использованием типового функционала. После завершения процесса согласования автор процесса получает задачу «Ознакомиться с результатами». Результат согласования может содержать как положительные, так и отрицательные результаты.

В процессе ознакомления с результатом согласования, автор процесса должен для себя ответить на ряд вопросов:

• Требуется повторить согласование или нет;
• Требуется повторить согласование со всеми согласующими или с теми, кто не согласовал документ;
• Требуется ли печатать лист согласования;

Лист согласования должен содержать результаты только последнего цикла согласования или последнего, плюс все положительные результаты предыдущих циклов.

Пользователю при организации процесса согласования документа необходимо четко понимать, что он должен получить в результате электронного согласования документа.

В зависимости от ответов указанные выше вопросы могут быть разные дальнейшие действия.

1. Повторение согласования не требуется.

В задаче на ознакомление с результатом согласования нажать на кнопку «Завершить согласование».

При необходимости распечатать лист согласования.

 2. Повторить согласование со всеми согласующими.

Лист согласования должен содержать результат только последнего цикла согласования.

Внести изменения в предмет согласования согласно комментариям согласующих лиц.

В задаче ознакомления с результатом согласования нажать на кнопку «Повторить согласование».

 
Нажать на кнопку «Отправить на повторное согласование».

После запуска процесса все результаты предыдущего цикла согласования автоматически перейдут в историю. На закладке «Визы», а, следовательно, и в листе согласования останутся согласующие из последнего (текущего) цикла согласования.

3. Повторить согласование с согласующими лицами, которые на предыдущем цикле не согласовали документ.

Лист согласования должен содержать результат только последнего цикла согласования.

В задаче ознакомления с результатом согласования нажать на кнопку «Повторить согласование».

В списке согласующих оставить тех, с кем необходимо повторить согласование, и запустить процесс, нажав на кнопку «Отправить на повторное согласование».

После запуска процесса все результаты предыдущего цикла согласования автоматически перейдут в историю. На закладке «Визы», следовательно, и в листе согласования останутся согласующие из последнего (текущего) цикла согласования.

4. Повторить согласование с согласующими лицами, которые на предыдущем цикле не согласовали документ.

Лист согласования должен содержать как положительный результат предыдущего цикла согласования, так и последнего (текущего).

В задаче ознакомления с результатом согласования нажать на кнопку «Закончить согласование».

Внести изменения в предмет согласования согласно комментариям согласующих лиц.

Из закладки «Визы», предмета согласования, удалить тех согласующих, с которыми необходимо повторить согласование.

Ответить «Да», на сообщение системы «Виза с заполненным результатом будет перемещена в историю согласования».

Из предмета согласования, создать процесс «Согласование».

В процессе «Согласование» выбрать тех согласующих лиц, с которыми необходимо повторить согласование и запустить процесс нажатием на кнопку «Стартовать и закрыть».

Ответить на вопрос системы «В согласуемом документе уже присутствуют результаты согласования других сотрудников. Поместить их в историю или оставить актуальными?», нажав на кнопку «Оставить актуальными».

После запуска процесса на закладке Визы останутся все результаты предыдущего и последнего (текущего) циклов согласования, а, следовательно, и в листе согласования.

При необходимости можно распечатать лист согласования или лист согласования с историей.

Рис.1 Лист согласования

Обновлено: 27.01.2023

Нет понятия исходящие договора или входящие договора. Есть просто договора. В лгике Документооборота договор это вид ВНУТРЕННЕГО документа, с включенной соответствующей галочкой. Тогда при заведении карточки будут доступны поля, характерные для договора — контрагент, с которым заключается договор, сумма договора и т.д

Для чего тогда предназначены входящие документы и исходящие?

Вх. и ис. — это письма, в том числе и электронные. Делайте на основании входящего документа внутренний, согласуйте, регистрируйте, делайте исходящий документ, отправляйте контрагента.

Для внутреннего документа сделала папку «Исходящие договоры». поставила галку договор. Сделала комплексный бизнес процесс по согласованию исх договоров. Возникает вопрос? После успешного согласования нашей стороной исх договора мы отдаем контрагенту договор, а он составляет протокол разногласий: что в этом случае делать? регистрировать договор с протоколом разногласий как внутренний документ в папке «входящий» и заново согласовывать по БП «согласование вх договоров», а БП «исходящие договоры» завершить?

а вы добиться-то чего в итоге хотите? Зачем это все делаете?

короче, тут причина непоняток в том, что автоматизировать кинулись до того, как поняли, что надо автоматизировать. Насколько я угадываю, здесь имеет место быть хитрый процесс заключения договоров, и, как минимум, двух этапов: 1. Согласование договора — когда внутри компании рождается проект соглашения 2. Согласование проекта с контрагентом (или контрагентами) — когда проект показывают контрагенту, он охреневает от размаха полета мысли и предлагает правки, чтобы это соглашение стало для него возможным 3. Подписание (о нем в топике речи не идет, но без этого этапа смысла во всем процессе не очень много) И исходящий договор — это проект. А входящий — это перемешанный в одну кучу протокол разногласий и, собственно, уже согласованный сторонами договор на подпись. Я угадал?

то есть, вопрос «что в этом случае делать?» надо задавать тому, кому нужна автоматизация. Что заказчику надо, чтобы происходило с этим протоколом и зачем?

у входящего документа есть поле «Отправитель» — это тот, от кого документ пришел. У исходящего есть поле «Получатель» — это кому документ отправлен. У внутреннего документа нет ни того, ни другого. В этом, в общем-то, и заключалась бы вся между ними разница, если бы не мегатонны дублированного кода в ДО, который приводит к тому, что одинаковые вещи в этих документах работают слегка по-разному и содержат разные баги.

а вы купили коробку с документооборотом? там вышла обновленная версия желтых книг, там все доходчиво написано, особенно про то, что для договором нужно использовать внутренние документы. в общем, рекомендую книги из коробки, очень хорошо все расписано.

процесс комплексный — создаем шаблон . и поехали ЗЫ а вообще в сети ДОФИГИЩА вебинаров и материалов — даже запустив сам документооборот и жмякнув на главной — где помощь из интернетов

там вопрос не как сделать, а — нахрена им, собственно, ДО. Судя по у ИТ нет ни четкой цели автоматизации, ни хоть как-то описанных процессов, которые надо автоматизировать. А это инструментами не решается.

Можно настроить связи между видами внутренних документов, например, «Относится к договору», «Документы к договору». Таким образом у тебя вся цепочка может быть связана.

1. Четкого описания процесса у ИТ нет 2.Зато есть четкий срок выполнения, и он близок. 3.Мегатонны вебинаров просмотрены, по результатам вопросы. 4.Поставка документооборота оплачена, желтые книжки ожидаются через неделю. Как раз после завершения проекта. 5. Да,вы угадали. Мне вот и не понятно — подготовка проекта исходящего договора — это БП один, а согласование после контрагента — это другой? То есть я делаю БП согласование проекта договора, завершается процесс при передаче проекта договора контрагенту. И второй БП по согласованию договора от контрагента. Тогда нужно видеть протокол согласования проекта договора (нашей организацией) тогда. когда приходит договор от контрагента без замечаний. В этом случае например, главбух не должен повторно согласовывать договор. Как это сделать? Спасибо всем, кто отвечает.

Совет понятный. Попробую сделать аналогично и для протокола согласования.

Сделай два шаблона согласования, окончательным вариантом согласования будет уже согласование с учетом протокола разногласий. Насчет главбух не будет согласовывать повторно спорный вопрос, смотря что выкатят в протоколе разногласий.

+ А насчет главбуха имелось в виду , если без замечаний. Но автоматом вряд ли определишь есть замечания или нет, все равно кто-то (скорее всего ответственный) должен принять решение согласовывать повторно или утверждать и подписывать.

комплексный процесс — почитай , сначала согласование потом подтверждение, есть еще такая штука как бизнес процесс, проще поставить ДО, и поиграться на копии ЗЫ комплексный процесс позволяет настраивать несколько «кругов» согласований подтверждений ознакомлений

Спасибо всем кто ответил В продолжении темы: Сделала шаблон договора на основе внтуреннего документа. У шаблона сделала доп.свойство «Исх/входящий». В зависимости от этого свойства старуется БП по согласованию исх либо вх договоров. В результате запуска БП под пользователем Юрист (при закрытии карточки документа), стартуется процесс и пользователю доступно редактирование этапов процесса / условий (хотя это не допустимо по логике!). в чем может быть проблема?

В шаблоне процесса согласования, там где назначается каким видам документов есть флаг «Запретить изменение процессов созданных по этому шаблону». Это по Документообороту 1.4.

Подскажите. Можно ли перестартануть задачу? Например, нужно чтобы задача выполнилась заново.

Процесс остановился, тк след задача должна была прийти руководителю организации. А он не был указан. Висит «ожидание маршрутизации процесса». Хотелось бы рестартануть предыдущую задача, чтобы продолжить процесс. Руководителя указали. Как перестартануть?

можно сделать и так, и эдак, и как угодно. Тут заказчик должен сказать, как ему надо. Это возвращает нас к вопросу об описании требуемых бизнес процессов. >1. Четкого описания процесса у ИТ нет >2. Зато есть четкий срок выполнения, и он близок. это означает, что задача не поставлена и сроки будут гарантированно просраны. Нужно прямо сейчас об этом заказчику сказать и перейти уже наконец к постановке

> Висит «ожидание маршрутизации процесса» что у вас висит? скрин покажите

Запустить процесс заново не всегда желательно (так как например часть согласования уже прошла). Возникла новая проблема. Задача приходит по роли исполнителя «Юридическая служба». А вот пользователь в зависимости от организации не подбирается. В справочнике «Исполнители роли» указано «используется с объектами адресации» — «Организация». В программу заведен пользователь Юрист, который исполняет роль Юр служба по нашей организации. Все указано в спр Роли исполнителя. Но проблема в том, что задача висит. у нее исполнитель — Юр служба, а не пользователь Юрист. Захожу в программу под пользователем юрист и у него нет задачи. Под администраторм я вижу эту задачу на юр службе.

запустить заново выполненную задачу вариантов нет. задача так и будет на «юрслужбе». Просто пользователь с ролью «Юрслужба» из другой организации ее не увидит. Почему не видит — через форум не видно. Возможно огранизация у пользователя не та или дополнительный реквизит адресации в роли был включен после того, как задача была создана. Вариантов дофигища.

У роли — использование только с объектами адресации Основной реквизит — организация до.реквизит организация У пользователя указано осн реквизит «Наша ООО», доп реквизит «Наша ООО» и все равно не работает

надо программиста позвать, чтобы он взял консоль запросов и отладчик, посмотрел и сказал, что вы сделали не так.

Подойдем к проблеме другим образом. У нас несколько организаций. И несколько юр служб. Мне нужно, чтобы при закрытии карточки договора стартовался БП и задача приходила юристу по той организации, которая указана в договоре. Как это сделать?

без фото, можно подходить любым образом. результат будет тот-же ))

Ну давайте проведем голосование, чье фото мне загрузить,. Беленькой, черненькой, рыженькой дамочки.. Все рано достоверность проверить невозможно..пустая болтовня

у меня возникло предположение, что когда в БП я указываю исполнителя задачи — юр служба..там я еще могу дополнительно указать организацию. Я так понимаю, что именно тут объект адресации указывается.Ну тогда это маразм какой то. Я ж не буду БП создавать для каждой организации. Вариант 1. Придется в задаче для каждого исполнителя писать условия (юр служба по орг 1, если документ.организация = орг1). Вариант2: В ролях объекты не использовать, а использовать ограничения например на уровен групп доступа. Тогда задачи будут приходить просто в юр службу без отбора по организации, а видимость задачи будет определяться по группе доступа по договору. Кто может сказать что то полезное по данному вопросу?

давай голосование. в этом тебе должно помочь: «Управление процессами -> Условия маршрутизации»

Уже. и давно. только мараз. писать Если это организация 1 Потом создавать условия 2, и писать. если это органиазция2..А у нас 6 организаций..

но вариант 1 работает. спору нет..Вариант 2 тоже — если для каждой организации указать свою папку документов и настроить права. Мне предпочтительным кажется вариант 1.

С исполнителями ролей стало все понятно. Теперь новая проблема. Не подставляется руководитель организации. При создании задачи в БП, адресованной через автоподстановку руководителю задачи программа пишет ошибку «Не найдены исполнители для автоподстановки «Договор.Руководитель организации».» так это и естественно. У внутреннего документа договор нет поля руководитель организации. откуда оно должно браться? как это работает?

«У нас несколько организаций. » все в одной базе ДО или у каждого своя?

чтобы быстро получить ответы — рекомендую пройти курс «Настройка и администрирование 1с Документооборот». 3 дня и вы уже не задаете глупые вопросы на форуме

это нисколько не глупые вопросы, думаю у любого человека, который после ваших курсов начнет внедрять ДО они опять же возникнут. несколько организаций в одной базе ДО данная проблема связана с ошибкой в коде. ошибка найдена Всем спасибо за советы. Все решено.

Как в итоге реализовали адресацию для юристов по организациям?

у роли юристы сделала адресацию по организации. в задаче в ТЧ исполнители задала несколько строк: 1)юристы, адресация =орг1.. в этой же строке указала условие основнойоюъект.организация = орг1 2)юристы, адресация =орг2.. в этой же строке указала условие основнойоюъект.организация = орг2

Тогда не поняла, а для чего объекты адресации в роли используются, если все равно нужно прописывать условия??

Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С

Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.

Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.

Оперативные консультации по 1С:Документооборот без предоплаты. Первая консультация бесплатно.

Сложные бизнес-процессы обработки документов не получиться использовать без того, чтобы предварительно не настроить маршруты их прохождения. Давайте посмотрим, как настраивать и использовать маршрутизацию в системе электронного документооборота 1С:Документооборот.

Чтобы настроить условия маршрутизации в 1С Документооборот, переходим в раздел «Управление процессами» и выбираем меню «Условия маршрутизации».

В окне реестра условий в левой части расположен перечень объектов, по которым происходит маршрутизация, а в правой – сами условия по выбранному объекту.

Внизу окна видны комментарии к условию, по которым легче найти и отобрать необходимое. Каким же образом настроить нужное нам условие?

Для установки условия следует выбрать объект, на основании значения реквизитов которого это условие будет работать.

Такими объектами могут быть внутренние, входящие и исходящие документы, контрагенты, мероприятия, файлы, проекты и проектные задачи. Далее выбираем способ задания условия. Возможно три варианта:

• В режиме конструктора;
• На встроенном языке;
• Комбинация из других условий.

Давайте разберемся, что каждый из этих вариантов означает.

Создание условий в режиме конструктора

Позволяет сконструировать нужное нам условие из состояния или комбинации состояний реквизитов выбранного выше объекта.

Выбрав реквизит, нужно определить требование к его содержанию – вид сравнения. Выбор вариантов сравнения зависит от типа реквизита, но, как правило, это: Равно, Не равно, Заполнено, Не заполнено, В списке, Не в списке. Последнее сравнение предполагает ввод списка значений, с которым будет сравниваться значение реквизита.

Отборы можно объединять в группы по разным условиям взаимного применения – группа И, группа ИЛИ, группа НЕ. В результате, если использовано объединение в группу И, должны будут выполняться все строчки условий, в группу НЕ, наоборот, – будет проверяться невыполнение всех строчек условия, а в группу ИЛИ – хотя бы одно из условий. При этом в группе ИЛИ условия будут проверяться по порядку их ввода, поэтому приоритет, то есть порядок, можно регулировать соответствующими кнопками.

Если нужно составить сложное условие, но при этом его невозможно построить с помощью конструктора условий и реквизитов объекта, можно построить требующееся условие на встроенном языке.

Условие на встроенном языке

С правой стороны расположены реквизиты выбранного объекта для использования в выражениях встроенного языка. В этом же окне, не выходя из конструктора, можно проверить созданное условие на работоспособность. Безусловно, чтобы грамотно написать такое условие, нужны соответствующие знания и опыт разработки на языке 1С, то есть лучше всего привлечь для этого программиста 1С.

Комбинация существующих условий

Еще один вариант составления условий – комбинация из других, уже существующих условий. То есть, используя группировку по принципу логического И, логического ИЛИ или логического НЕ, можно составить достаточно сложное условие маршрутизации.

Созданные условия маршрутизации можно использовать в простых процессах типа Исполнение, Согласование, Ознакомление.

Если у процесса несколько исполнителей, правильнее использовать условия маршрутизации, иначе при невыполнении условия процесс при запуске выдаст ошибку, поскольку исполнителей у него не будет. Также условия маршрутизации можно использовать в комплексном процессе для маршрутизации шагов процесса.

Рис.10 Комплексный процесс для маршрутизации шагов процесса

Для установки условий выполнения действия комплексного процесса перейдем по ссылке «Порядок выполнения» в действии и открыть меню настройки маршрутизации. Здесь можно установить порядок совместного применения, если условий несколько – логическое И или логическое ИЛИ. То есть действие будет стартовать при выполнении сразу всех отмеченных ниже действий или при выполнении любого из отмеченных ниже действий.

В данном примере шаг регистрации будет выполняться, если согласован документ с большой суммой и подписан договор аренды на большую сумму.

Используя условия, как внутри простых процессов, так и в порядке выполнения действий, сложные условия маршрутизации на встроенном языке, а также всевозможные комбинации сложных условий, можно построить сложнейшие бизнес-процессы обработки документов, согласования контрагентов и так далее.

Например, нужно перед согласованием договора проверить, согласовывался ли ранее контрагент, и если нет – то сначала согласовать контрагента, а уже потом договор.

Для этого на первом шаге процесса устанавливаем условие старта шага процесса – Контрагент НЕ согласован. А в настройке самого условия указываем, что «Вид контрагента» должен быть равен значению «Юридическое лицо», а «Группа доступа» – «Несогласованные контрагенты».

При встраивании условий маршрутизации в сложные процессы важно предусмотреть все варианты поведения системы – что будет происходить, когда условие будет выполняться и когда не будет.

Например, в выше рассмотренном примере с согласованием контрагента по условию нужно обязательно предусмотреть вариант, когда контрагент согласован, и первый шаг запускаться не будет. Чтобы процесс не выдал ошибку, нужно во втором шаге включить условие При старте, обратное условию на первом шаге – Контрагент согласован.

Таким же образом строится условие в шаблоне процесса, подготовленного с использованием схемы вместо табличной части.

В настройке условия можно использовать результаты действий, предметы или создавать произвольные условия. Создание условий на основе предмета процесса мы уже рассматривали на примерах процессов с настройкой в таблице. Результат действий – настройка условия в зависимости от результата того или иного шага процесса, например, согласования с положительным результатом. Произвольное условие может быть построено на произвольных параметрах.

Графическая схема процесса упрощает управление выходами условия, его параметрами и составом, поэтому сейчас для более простого и наглядного конструирования в системе 1С:Документооборот развивается схематичное построение комплексных бизнес-процессов. Схемы процессов можно распечатывать и сохранять в электронных форматах, что позволяет их использовать в проектной и эксплуатационной документации системы.

Для того, чтобы все бизнес-процессы в ходе обработки документов использовались корректно, в первую очередь нужно настроить пути прохождения этапов обработки. Стоит подробнее изучить процедуру настройки, а также использования маршрутизации в программе 1С, в частности – Документооборот.

Для настройки параметров маршрутизации в программе 1С:Документооборот, нужно перейти во вкладку «Управление процессами», выбрать в появившемся меню строчку «Условия маршрутизации».

В выплывшем окне слева располагается полный список объектов, где будет выполнена маршрутизация, с правой стороны – условия по тому объекту, который будет выбран.

Внизу программы, в окошке примечания можно увидеть возможные комментарии к выбранным условиям, с помощью которых выбор того или иного условия упрощается. Настроить необходимое условие можно следующим образом:

Выбрать объект, параметры которого будут являться основанием для корректной работы заданного условия.

Объектами в этом случае могут выступать: документы (входящие, внутренние, исходящие), файлы, проекты, мероприятия, проектные задачи, различные контрагенты. После выбора объекта определяем один из трех способов задания условий:

• В режиме конструктора;
• На встроенном языке;
• Комбинация из других условий.

Остановимся подробнее на каждом из способов.

Создание условий в режиме конструктора

Данный способ обеспечивает нам создание необходимых условий из единичных состояний или нескольких состояний реквизитов выбранного документа.

После того, как реквизит выбран, необходимо определиться с будущим содержанием с помощью вариантов сравнения. Вариант сравнения имеет прямую зависимость от типа выбранного реквизита и может быть: Заполнено, Не заполнено, Равно, Не равно, В списке, Не в списке. В последнем случае будет сравниваться введенный список значений со значениями выбранного реквизита.

Отборы можно объединять по различным параметрам (И, ИЛИ, НЕ). При использовании параметра «И», будут выполняться все строки заданных условий. Если задан параметр «НЕ», то наоборот, указанные условия при группировке, буду исключаться. Если же указать параметр «ИЛИ», то результат отбора будет группироваться в зависимости одного из указанных условий. При этом, порядком ввода условий в группу «ИЛИ» можно самостоятельно управлять с помощью соответствующих кнопок.

В том случае, когда требуется создать сложное условие, а посредством конструирования условий и реквизитов документов это невозможно, то допустимо создание необходимого условие на встроенном языке.

Условие на встроенном языке

В правой части окна располагаются реквизиты выбранного документа, используемого в выражениях встроенного языка. Проверить работоспособность вновь созданного условия можно, не выходя из конструктора в том же самом окне. Конечно же, для того, чтобы написать корректное условие, нужно обладать определенными знания и опытом работы с языком 1С, поэтому лучше, если в создании условий будет принимать участие программист 1С.

Комбинация существующих условий

Третий способ создания условий – комбинирование из уже существующих условий. Например, создать сложное условие маршрутизации можно группировкой их по принципу логического «И», «ИЛИ», «НЕ».

Новые условия маршрутизации могут использоваться в обычных, несложных процессах, таких как: Ознакомление, Исполнение, Согласование.

В том случае, если в процесс вовлечены более одного исполнителя, необходимо обязательно использовать условия маршрутизации, так как в случае невыполнении данного условия, программа выдаст ошибку, ведь исполнитель не указан. Подобные условия маршрутизации также могут быть использованы в комплексных бизнес-процессах.

Для того, чтобы установить необходимые условия при выполнении комплексных процессов, нужно перейти по ссылке «Порядок выполнения» и открыть появившееся меню настройки маршрутизации. В появившемся окне определить порядок одновременного использования путем выбор логического «И» или логического «ИЛИ». В результате действие будет производится при выполнении любого из отмеченных действий или же при выполнении сразу всех выделенных ниже действий.

Как видно из примера, регистрация документа выполнится в том случае, если будет согласован документ с большой суммой, а также подписан договор аренды на большую сумму.

Используя различные условия внутри несложных процессов в ходе выполнения различных действий, задавая сложные условия маршрутизации различными способами (на встроенном языке, комбинированные варианты), можно сконструировать сложнейшие, многоуровневые бизнес-процессы для обработки и согласования документов, контрагентов и прочего.

Как вариант, вначале проверяется согласовывался ли ранее контрагент, а потом уже согласовывается договор. Если подобные действия не производились, то вначале нужно выполнить следующий алгоритм действий:

В настройке условия указываем «Вид контрагента» — «Юридическое лицо», в «Группе доступа» пишем «Несогласованные контрагенты», затем устанавливаем условие начала процесса – Контрагент НЕ согласован.

Для того, чтобы условия маршрутизации корректно вписались в сложные процессы, необходимо просчитать все возможные модели поведения программы – что может произойти, если какое-то условие будет не выполнено и, наоборот, если оно выполнится корректно.

Например, в нашем примере с контрагентом обязательно нужно предусмотреть модель условия, где контрагент согласован, а начальный этап с согласованием из-за этого не запустится. Поэтому, чтобы процесс не выдал ошибку, то вторым этапом нужно включить в условие при старте – Контрагент согласован.

Аналогично происходит построение условий, где вместо таблицы используются схемы в шаблоне процесса.

Настройка условий предусматривает использование различных результатов действий, произвольные данные или предметы. Например, в работе с настройкой процессов в таблице мы уже создавали условия на основе предмета. Как результат – получили процесс согласования контрагента. При необходимости, произвести действия с произвольными условиями можно, задав произвольные параметры.

Схематичное отражение процесса облегчает восприятие и делает управление параметрами, составом и выходами условий более простым, поэтому в системе 1С:Документооборот внедряется графическое построение бизнес-процессов. Подобные схемы можно сохранять в электронном виде, распечатывать и использовать в эксплуатационной и проектной документации.

Отключить безопасный режим и перезапустить программу.

Что появилось:

После подключения расширения, во всех шаблонах согласования, в том числе вложенных в комплексные процессы, появится настройка политики повторного согласования. По умолчанию значение настройки будет не заполнено для всех ранее настроенных шаблонов согласования, при таком варианте настройки сохраняется стандартная логика поведения программы.

После изменения настройки в шаблоне, все процессы согласования по этому шаблону, как новые так и уже запущенные, будут использовать новую логику при отправке на повторное согласование.

Как это работает (пример по демо базе):

В результате отправки на повторное согласование в основном предмете процесса (Договор на поставку бетона по примеру) виза Зеленца «Не согласованно» уйдет в историю, а виза Мишина «Согласовано» останется среди действующих (в типовой логике все ранее установленные визы помещаются в историю). Повторно задача согласования будет отправлена только Зеленцу.

В результате завершения процесса согласования на Закладке Визы в документе, а так же в печатных формах «Лист согласования» и «Лист согласования с историей», будут корректные данные в соответствии с процессом.

Расширение разрабатывалось для версии 1С Документооборот 8 КОРП, редакция 2.1 (2.1.13.28). Тестировалось на 2.1.14/15/16 ПРОФ, КОРП, ДГУ и Document management(тексты с переводом на eng).

Работает на платформах начиная с версий 8.3.12.

Если будут вопросы и предложения к функционалу расширения, пишите в комментариях к публикации, учту в новом релизе.

Версия 1.2: Первичная версия

— Исправлено исключение не установивших визы при поочередном согласовании

Читайте также:

• Обзор китайских мп3 модулей блютуз
• Почему ноутбук не подключается к wifi от телефона айфон
• Киа селтос настроить карплей через блютуз
• Ariston wifi бойлер настройка
• Как увидеть скрытые блютуз

Сейчас актуальна задача приведения инструкции по делопроизводству организации в соответствие новым правилам. При этом Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти не акцентируют внимание на очередности шагов в проведении внутреннего и внешнего согласования документов, но устанавливают обязательность его проведения, а также предусматривают регламентацию согласования в рамках рациональной организации документооборота.

Поскольку у практиков наибольшие затруднения вызывает именно регламентация внутреннего согласования документов организации, этим процедурам мы и решили уделить основное внимание.

Управленческий аспект согласования

Три «золотых» правила согласования

Но подразделения – участники процедуры согласования рассматривают проект документа в целом и имеют право формулировать замечания и предложения, не относящиеся к их прямой или смежным закрепленным зонам ответственности. Инициатор должен обратить внимание на данные замечания и предложения, поскольку все риски решений, оформленных в проекте документа, ложатся на должностное лицо, подписывающее документ, но в системе согласования эти замечания будут факультативными, дополнительными.

Эти правила согласования должны соблюдаться на всех уровнях управления организацией и в процедурах согласования всех видов проектов решений и видов документов. Должны действовать единые правила и единые сроки согласования в процессе подготовки проектов решений вышестоящих органов управления, в центральном аппарате и в территориальных органах, в рамках подготовки проектов решений коллегиальных органов и издания приказов и распоряжений на основе единоначалия.

Роли подразделений

Зоны ответственности подразделений

А иные подразделения, участвующие в процедуре согласования (по специальным видам деятельности организации), а также заместители первого руководителя организации, «курирующие» деятельность этих подразделений по системе делегирования полномочий, отвечают за выявление и оценку рисков по закрепленному за ними виду деятельности, направлению бизнеса и т.п., за контроль соответствия проектов решений требованиям специального (отраслевого) законодательства и контролирующих / регулирующих органов, за соблюдение внутренних нормативных документов организации, регламентирующих соответствующие виды деятельности.

Условия успешной реализации процедуры согласования

Алгоритм и способы согласования

Сроки согласования

Схемы и маршруты согласования

Маршруты движения документов в процессе согласования и сроки согласования нуждаются в мониторинге и постоянном внимании со стороны службы делопроизводства. В рамках реального управления документами и документооборотом организации перед этой службой встает задача не только регламентировать процессы согласования проектов документов в тексте Инструкции по делопроизводству, но и разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии перечни подразделений, участвующих в обязательном согласовании, типовые сроки согласования документов, типовые маршруты согласования и т.п. Подобные справочники не только помогут исполнителям качественно выполнить поручение, подготовить проект документа и согласовать его в оптимальные сроки, но в рамках управления всей организацией помогут самой службе делопроизводства представить руководителям схемы, по которым реально осуществляется документированное взаимодействие подразделений. Кроме того, утвержденные примерные или типовые схемы (маршруты) с установленными сроками согласования очень удобно использовать в качестве справочников для настройки модуля электронного согласования документов в системах электронного документооборота.

Оформление результатов согласования

Контроль согласования

Лучшие практики организаций свидетельствуют, что общий контроль за качеством проектов документов, подготовленных подразделением-инициатором, должен осуществляться вышестоящим руководителем подразделения инициатора, который проставляет «выпускающую» визу. Регламентированная процедура согласования в целом должна утверждаться и вводиться в действие распорядительным документом первого руководителя организации в составе Инструкции по делопроизводству или в статусе самостоятельного нормативного документа.

В заключение приведем пример оформления листа согласования документа. Эта форма удобна и для электронного заполнения, и для применения в бумажном виде.

Очень часто при согласовании документов возникает необходимость приложить к бумажному документу лист его согласования. Это актуально, когда в параллельном согласовании документа участвует большое количество должностных лиц и лист согласования должен содержать последние результаты или лист согласования должен быть с историей при нескольких циклах согласования. Особенно, когда количество циклов согласования документа для разных согласующих лиц разное.

Процесс согласования документа организуется с использованием типового функционала. После завершения процесса согласования автор процесса получает задачу «Ознакомиться с результатами». Результат согласования может содержать как положительные, так и отрицательные результаты.

В процессе ознакомления с результатом согласования, автор процесса должен для себя ответить на ряд вопросов:

• Требуется повторить согласование или нет;
• Требуется повторить согласование со всеми согласующими или с теми, кто не согласовал документ;
• Требуется ли печатать лист согласования;

Лист согласования должен содержать результаты только последнего цикла согласования или последнего, плюс все положительные результаты предыдущих циклов.

Пользователю при организации процесса согласования документа необходимо четко понимать, что он должен получить в результате электронного согласования документа.

В процессе разработки общей процедуры согласования, а также конкретных маршрутов и схем рекомендуем обратить внимание на некоторые особенности и условия, также относящиеся к культуре организационного поведения, которую необходимо формировать в процессе внедрения инструкции по делопроизводству и иных внутренних нормативных документов организации.

Необходимым условием начала процедуры согласования является наличие «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора (т.е. не только исполнители, но и руководители должны изучить и принять правила согласования документов).

Визу от имени подразделения организации имеет право проставлять его руководитель или должностные лица, уполномоченные им. От согласовывающего подразделения проставляется только одна виза.

Отсутствие визы подразделения, участвующего в процедуре согласования, не позволяет считать документ согласованным «по умолчанию» (даже при нарушении типовых сроков согласования). К сожалению, это условие не всегда соблюдается даже на уровне федеральных органов исполнительной власти, о чем свидетельствуют факты несогласованных действий государственных органов. Надеемся, что минимизировать риски подобной несогласованности поможет система межведомственного электронного документооборота, положение о которой в конце 2009 года утверждено постановлением Правительства РФ.

Еще одним условием является установление перечня подразделений, с которыми согласование проектов документов Корпорации является обязательным, и закрепление их зон ответственности в процедуре согласования (возможный вариант подобного перечня мы привели в Примере 3).

В должностные регламенты и должностные инструкции руководителей структурных подразделений, с которыми производится согласование, необходимо внести уточнения относительно их прав и обязанностей в процедуре согласования документов.

Пример 4

Ответственность за содержание и качество оформления подготовленного проекта документа, учет, полноту и своевременность внесения замечаний и предложений подразделений, участвующих в процедуре согласования, возлагается на вышестоящего руководителя подразделения-инициатора, проставившего «выпускающую» визу.

Соблюдение установленной процедуры согласования документов в организации с развитой организационной и корпоративной культурой является одним из показателей оценки деятельности руководства и линейных руководителей подразделений.

Анализ показывает, что независимо от степени автоматизации документооборота маршрут движения проекта документа в процессе согласования как правило, следующий:

1 этап.

Получение подписи руководителя подразделения-инициатора и согласование с вышестоящим руководителем подразделения-инициатора (получение «выпускающей» визы «курирующего» заместителя первого руководителя).

2 этап.

Согласование с подразделениями, участвующими в выполнении операций, которые затрагиваются проектом разрабатываемого документа, а также с подразделениями обязательного согласования, с подразделениями, контролирующими риски, с подразделениями, обязательность согласования с которыми устанавливается для данного вида документа централизованно в регламенте согласования или самим инициатором. Маршрут проекта документа в процессе согласования определяется видом и содержанием документа. Но даже при утвержденной схеме обязательного согласования проекта документа данного вида / разновидности в зависимости от значимости вопроса и подготовленного проекта управленческого решения выбор маршрута зависит от инициатора процедуры согласования.

Процедура согласования осуществляется одним из способов – параллельным, последовательным или комбинированным. При применении каждого из способов маршруты и сроки согласования должны соблюдаться в обязательном порядке.

При параллельном способе согласования проект документа направляется на рассмотрение одновременно всем подразделениям / должностным лицам, включая вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Этот способ согласования наилучшим образом реализуется в системах электронного документооборота / корпоративных информационных системах, которые имеют соответствующий модуль электронного согласования.

При последовательном способе проект документа направляется для согласования в три-четыре этапа в последовательности, которая установливается регламентом согласования, т.е. рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно.

Комбинированный способ согласования (на практике – самый распространенный) предполагает сочетание маршрутов направления проекта документа. Например, в начале процедуры инициатор получает визу подразделения-соисполнителя, а затем – параллельно направляет проект подразделениям-контролерам соответствующих рисков. Этот способ является основным в маршруте, когда условием начала процесса согласования является «выпускающая» виза вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Все знают, что «курирующие» вышестоящие руководители подразделений изучают подготовленные проекты документов и вносят свои изменения в представленные на их рассмотрение первоначальные проекты решений.

Исполнитель или подразделение-инициатор согласования могут выбрать любой из способов согласования проекта документа, но при этом необходимо учесть, что фактической датой начала согласования проекта документа в подразделениях на конкретном этапе последовательного согласования считается фактическая дата завершения согласования проекта документа в подразделениях на предыдущем этапе. Каждое из подразделений, участвующих в согласовании, при последовательном способе согласования вправе не принимать к рассмотрению проект документа до тех пор, пока не завершен предыдущий этап согласования, что существенно удлиняет общий срок согласования документа.

Порядок и процедуры согласования отдельных видов документов могут и должны уточняться и регламентироваться в конкретных инструкциях, правилах и других внутренних нормативных актах предприятия при условии обязательного соблюдения установленных инструкцией по делопроизводству общих правил согласования.

Практика показывает, что общий срок согласования одного проекта документа одним подразделением, как правило, составляет 5 дней и исчисляется с даты проставления на листе согласования «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора.

В конкретных инструкциях по делопроизводству сроки согласования документов рекомендуем уточнять в зависимости от вида / разновидности документа и его содержания, например, «пять рабочих дней», «пять календарных дней, не считая даты получения документа» и т.п. Кроме того, рекомендуем более тщательно разрабатывать и регламентировать сроки при проведении процедуры внешнего согласования, если организация не направляет проекты документов на согласование в сторонние заинтересованные или контролирующие органы, а сама является участником процесса согласования.

Для рассмотрения и согласования проектов документов конкретных видов могут устанавливаться очень оперативные сроки, например: «в течение дня получения», «не позднее следующего дня с даты получения» и т.п.

При установлении конкретных сроков согласования рекомендуем эти сроки соотносить также с утвержденными (типовыми) сроками исполнения конкретных видов и разновидностей документов и поручений в зависимости от содержащихся в них вопросов, т.е. возможно в работу исполнителей с документами внедрять те же контрольные 3, 5, 10 и не более 30 дней. Оптимальным является срок согласования проекта документа от 2-3 и до 5 дней, соблюдение которого обеспечивают параллельный или комбинированный способы согласования, реализованные в системе электронного документооборота.

Пример 5

Схема маршрутов согласования проектов документов может быть оформлена, например, следующим образом (при параллельном способе согласования очередность подразделений и должностных лиц не является принципиальной, только службе делопроизводства можно рекомендовать быть «последней» инстанцией согласования, оценивающей качество составления и оформления подготовленного проекта документа в целом):

В процессе организации процедуры согласования следует помнить также, что к проекту документа, направляемого на согласование, почти всегда требуется прилагать иные документы, являющиеся основаниями для его подготовки / создания, а иногда и документы, на которые делаются ссылки в тексте проекта, т.е. весь комплект необходимых приложений, образцов и т.п. Сопроводительная документация может включать:

• обоснование необходимости разработки (подписания, утверждения) нового документа, заключения договора или внесения изменений в действующие документы;
• обоснование финансовых параметров или изменений финансовых условий договоров по сравнению с действующими;
• договоры и соглашения, являющиеся основными или первичными по отношению к направляемым на согласование документам;
• пояснения к «схемам» договоров и сделок;
• материалы проведенных тендеров / конкурсов;
• выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов управления, во исполнение которых был подготовлен проект документа;
• приложения, на которые даются ссылки в проекте документа.

К проектам договоров, направляемых на согласование, прилагается и обоснование выбора контрагента, копии учредительных документов и доверенностей должностных лиц контрагентов для проверки их полномочий. Поэтому в инструкции по делопроизводству рекомендуем четко устанавливать состав всего комплекта документов, направляемых на согласование, и указывать не только проект основного документа, но и обязательный состав сопроводительных документов к нему.

Исполнитель или подразделение-инициатор направляют подготовленный проект документа в подразделения, участвующие в согласовании в соответствии с определенным маршрутом, который удобно фиксировать в листе согласования (образец оформления листа согласования приводим в Примере 5). Направление на согласование осуществляется централизованно через службу делопроизводства (в соответствии с Правилами делопроизводства) или через систему электронного документооборота. Следует отметить, что на этапе подготовки документа, разработки управленческого решения и до направления проекта на процедуру согласования все организационные, технологические, финансовые и другие вопросы уже должны быть спланированы и урегулированы с подразделениями, участвующими в исполнении, осуществляющими управление рисками, контрольные функции, реализацию подготовленных мероприятий и т.п.

Должностные лица подразделений, участвующих в согласовании, или уполномоченные ими сотрудники рассматривают проект документа самостоятельно либо поручают согласование проекта документа конкретным исполнителям. Результаты согласования оформляются визой на проекте документа или визой, проставленной в листе согласования.

При наличии замечаний (дополнений) к проекту должностные лица формулируют свои замечания и представляют их исполнителю. Проект документа в данном случае визируется с оговоркой о наличии замечаний, которые могут быть сделаны в тексте документа (выделены шрифтом, цветом или оформлены в режиме редактирования).

В случае несогласия одного из согласовывающих подразделений может быть проставлена виза «Не согласовано» с обязательным письменным объяснением причин отказа в согласовании. Инициатор согласования в этом случае должен подготовить новую редакцию проекта документа и направить ее на повторное согласование в подразделение, которое проставило визу «Не согласовано», а также в подразделения, чьи интересы были затронуты при внесении изменений в проект документа по результатам согласования.

Все противоречия, возникающие на этапе согласования, должны регулироваться в порядке конструктивного взаимодействия подразделений и сотрудников. В спорных случаях оформляется протокол разногласий, рассмотрение которых осуществляется на уровне «курирующих» вышестоящих руководителей подразделений или коллегиальных органов.

При проведении процедуры внешнего согласования ее результаты оформляются соответствующей перепиской (письмами о согласовании).

После получения виз от всех подразделений, причем даже в процессе внутреннего согласования возможно проставление виз по форме: «СОГЛАСОВАНО» («СОГЛАСОВАНО с замечаниями»), исполнитель:

• оформляет окончательную редакцию проекта документа, к которой прикладывает экземпляр полностью согласованного проекта с визами и замечаниями («визовой» экземпляр) или лист согласования и
• проставляет отметку об учете замечаний, которая является документальным подтверждением процедуры доработки проекта документа. Отметка об учете замечаний к окончательной редакции документа, оформленная на «визовом» экземпляре проекта или листе согласования, должна быть датирована и заверена подписью руководителя подразделения-инициатора;
• после завершения согласования проект документа направляется руководителю или уполномоченному им должностному лицу для утверждения или подписания централизованно через службу делопроизводства. Направление на подписание возможно осуществить в бумажном или электронном виде.

Рекомендуем также обратить внимание, что Методические рекомендации при оформлении виз и грифа согласования как реквизитов документа вводят некоторые новации. Интересно, что «допускается полистное визирование документа и его приложений», что предполагает возможность использования не всех элементов визы как реквизита, состоящего из наименования должности, личной подписи, расшифровки подписи и даты визирования, а только одного его элемента – личной подписи (парафа), который широко применяется в нотариальном делопроизводстве и при оформлении гражданско-правовых документов для обеспечения их целостности. А если согласование проекта документа проводится с использованием листа согласования, то на документе под реквизитом «подпись» ближе к нижнему полю Методические рекомендации допускают вместо грифов согласования (на площади, предусмотренной для них на листе бумаги) оформление специальной отметки «Лист согласования прилагается».

Контроль за соблюдением установленной процедуры согласования документов является одной из функций службы делопроизводства. Контроль согласования включает:

• сопровождение процедуры согласования документов, обеспечение эффективного взаимодействия подразделений, контроль сроков согласования проектов документов в подразделениях (с помощью традиционных журнальных учетных форм или в системе электронного документооборота);
• информирование подразделений, участвующих в согласовании о приближении или наступлении сроков согласования документов (в системе электронного документооборота – за счет настройки автоматической рассылки уведомлений и предупреждений);
• анализ хода и результатов согласования документов, информирование руководителей о соблюдении процедур согласования и качестве взаимодействия подразделений (в рамках реализации информационно-аналитической функции службы делопроизводства).

Пример 6

Ситуация из практики

Руководитель отдела или директор по направлению деятельности самостоятельно создал бланк «имени себя» (то есть бланк должностного лица – автора документа) и пользуется им при ведении переписки. Пока этот бланк не будет внесен в инструкцию по делопроизводству организации, оформленное на нем письмо не пройдет согласование в службе делопроизводства ДОУ.

Ситуация из практики

Работники службы ДОУ долгое время упорно создавали акты экспертной комиссии вместо протоколов экспертной комиссии, а потом не могли понять, почему ни в одном методическом документе или справочнике по делопроизводству не фигурирует такой документ.

Не забудьте проверить правильность написания фамилий

Ошибки в сложных фамилиях должностных лиц не редкость. Например, фамилию директора «Подьячев» могут передать и через твердый, и через мягкий знак, а фамилия Аполлонов дает множество вариантов написания. Кстати, в случае с фамилиями «правильно» – это не по правилам русского языка, а так, как написано у человека в паспорте. Поэтому так важно на стадии согласования обратить особое внимание на эти моменты и лишний раз всё проверить.

[1] Утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.

 [2] ЛНА – локальный нормативный акт.

Ни один человек не может быть абсолютно уверенным в том, что делает все безошибочно. Даже бухгалтер. Каким бы щепетильным, аккуратным и педантичным он бы ни был. Иногда по воле коварного случая неточности могут возникать неожиданно без какого-либо умысла. Как показывает практика, ошибки в документообороте- не редкость. Оплошность может произойти даже при использовании специализированного программного обеспечения, предназначенного для автоматизации документооборота, подготовки первичных документов, на которых, собственно, и основывается весь бухучет.

Согласно нормам российского законодательства, любой документ с недостоверными сведениями теряет свою юридическую значимость. Следовательно, организация не имеет права использовать его в качестве подтверждения факта ведения своей финансовой деятельности в дальнейшем.

Однако, совсем не все реквизиты «неприкосновенны».

В соответствии с разъяснениями Минфина существенная ошибка – это недостоверные данные, содержащиеся в первичном документе в названии, содержании, дате составления, должности и ФИО исполнителя или подписанта, величинах (натуральных и денежных). Другими словами, любые описки/просчеты в перечисленных выше сведениях дают полное основание считать тот или иной документ недействительным с точки зрения закона до исправления ошибок в первичных документах.

Наиболее распространенными и часто выписываемыми первичными документами являются:

• Акты об оказании услуг;
• Авансовые отчеты;
• Накладные.

Исправление ошибок в документах, перечисленных выше, возможно, но делать это надо строго в соответствии с нормами.

Самые распространенные ошибки документооборота

Чтобы не допустить случаев потери тем или иным документом его легитимности, рекомендуем учитывать перечисленные ниже аспекты при заполнении различных первичных документов.

Акты

Эти первичные документы должны обязательно иметь название, которое может быть определено на организационном уровне. Также необходима дата составления, т.к. многие ошибочно считают, что, указав в содержании акта период, в течение которого выполнялись работы или услуги, они снимают с себя ответственность проставлять дату составления документа.

Обязательно проверяйте ИНН своего контрагента. Сверку следует делать не только с регистрационной карточкой организации, но и с данными, содержащимися в ЕГРЮЛ. Наименование услуг должно быть прописано подробно и не вызывать вопросов у налоговой. Если акт заверяется подписантом по доверенности, надо обязательно указать реквизиты доверенности и приложить к документу ее копию.

Узнать всю информацию про контрагентов вам позволит СБИС Проверка контрагента. СБИС покажет вам юридический адрес, ИНН предприятия, ФИО директора, а также выявит аффилированных лиц, покажет данные по финансовой стабильности организации, а еще выдаст заключение о добросовестности контрагента. Узнайте у наших специалистов о бесплатном тест-дайве сервиса!

Накладные

В накладной должны быть обязательно прописаны такие сведения, как дата и номер, а также указаны должность и ФИО подписантов.

Авансовые отчеты

В этих документах строгой отчетности обязательными реквизитами являются дата, сведения о подотчетнике (ФИО, должность) и о статьях расходов с пояснениями.

Два способа исправления ошибок в документах

Утвержденным приказом № 62н от 16.04.2021г. Минфин определил отдельный стандарт ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», в рамках которого содержится отдельный раздел, регламентирующий правила исправления ошибок в документах.

При обнаружении ошибки в документе, следует, в первую очередь, классифицировать, является она существенной или нет. Если неточность отменяет легитимность документа, тогда следует ее оперативно исправить. Существуют правила, регламентирующие корректировки в первичке, согласно которым необходимо обязательно указывать дату, когда изменение было внесено, а также сведения о сотруднике (ФИО, должность), которые внес эти правки.

Законом предусмотрена два основных пути, по которым можно пойти при необходимости исправлений в первичной документации:

1. Правки в первоначальном документе;
2. Создание и отправка корректирующего документа.

Остановимся подробнее на каждом из них.

Исправления в первоначальном документе

Первым способом исправления ошибок в документе является непосредственная правка данных. С одной стороны, это самый простой вариант из всех возможных, ведь требуется только откорректировать неверные данные. Однако, есть определенные сложности, например:

• Если ошибка документооборота комплексная, тогда придется вносить правки в большее количество бумаг. Это неудобно и, более того, может породить новые неточности;
• Также в случае нескольких правок в одном документе он просто-напросто становится малочитабельным. Контрагент может не разобраться в исправлениях и не понять, каким данным стоит доверять. Те же вопросы может задать налоговый инспектор, который будет проверять эти первичные документы;
• Неприменимость для электронных документов, ведь в этом случае произойдет нарушение целостности контейнеров и криптографической подписи, что автоматически сделает бумагу не легитимной;
• Сложности в двусторонних правках – если ошибки в документообороте были обнаружены уже после взаимного обмена экземплярами с контрагентом, то необходимо будет точно проконтролировать, что исправления ошибок в документах были точно внесены. В этом случае можно еще попросить контрагента уничтожить имеющуюся версию и направить ему новую бумагу с внесенными в нее от руки исправлениями.

Как видите, у первого способа есть много ограничений, которые не удобны с операционной точки зрения, отнимают много времени и ресурсов и, что самое главное, могут породить новые неточности и несоответствия.

Корректирующие документы

Наиболее современным, удобным, прозрачным способом исправления ошибок документооборота является второй способ: создание нового, правильного документа. На законодательном уровне этот способ четко не регламентирован, следовательно, каждое предприятие может самостоятельно выработать правила для этой процедуры и закрепить их в нормах и учетных политиках.

Существует лишь одно ограничение – вносить исправления в системе электронного документооборота может только сторона, которая выписала первичную документацию даже если неточность была выявлена контрагентом.

Для эффективной работы с документами в организации, повышения скорости оборота и согласования бумаг, сокращения числа ошибок рекомендуем вам воспользоваться системой СБИС Электронный документооборот. Для работы в нем вам потребуется электронная цифровая подпись, приобрести которую можно в нашем Центре ЭЦП.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

Видео по теме